Hoy en día las reuniones de trabajo por Zoom, Webex o Teams se han disparado. Sin duda, este tipo de conferencias ha llegado para quedarse, aunque ahora más que nunca nos estamos dando cuenta que no son tan fáciles de llevar a cabo porque, entre otras cosas, se necesita cambiar ciertos hábitos a los que no estamos muy acostumbrados en el formato presencial.

Aquí tienes algunas claves que pueden ayudarte con este nuevo tipo de meeting que, como poco, se combinará con las reuniones de siempre y que son importantes a tener en cuenta para que salgan lo mejor posible. Esperamos que sean útiles y que puedas ponerlas en práctica. ¿Comenzamos?

  • Tómate un tiempo para preparar tu espacio. Ten en cuenta sobre todo, la luz. que no provenga por tu espalda. Evita que el foco nazca de detrás de ti o de tu espalda, para que no deje tu cara en la sombra y se acabe creando un efecto extraño muy desagradable que te restará autoridad y te dará más lejanía.
  • No olvides que en la cámara podrán aparecer tanto el resto de tu casa como de tu habitación, por lo que debes buscar un lugar cuidado y ordenado. Ten en cuenta que muestras tu imagen profesional, de la misma forma que harías en la oficina. Siempre puedes utilizar un fondo virtual, pero utiliza un fondo neutro y natural como por ejemplo una habitación luminosa y procura evitar fondos de pantalla como la playa o irreales tipo Blade Runner. Con imágenes como estas podrías provocar despistes en tus receptores y demás participantes de la reunión, que pueden llevarse una imagen equivocada de ti incluso de forma subconsciente.
  • Procura controlar la velocidad de internet. Aunque no se requiere mucha velocidad, ya que con 10Mb/seg son suficientes, ten en cuenta que debes medir tu velocidad de conexión como por ejemplo con speedtest.net y asegurarte de que tienes una señal estable. Procura no estar lejos del router o si puedes, conéctate con cable. Conseguirás una señal mucho más estable y robusta más aún si eres el anfitrión de la reunión.
  • La mayoría de plataformas permiten compartir pantalla, chatear, o usar una pizarra electrónica donde poder interactuar con el equipo. Puedes apuntarte un buen tanto si demuestras un manejo de la tecnología ágil y rápido, por lo que trabaja y prepárate previamente con las herramientas que utilices, sobre todo siendo el anfitrión.
  • Pon la cámara en frente de ti y a la altura de la pantalla. Esto no te preocupará si usas la webcam de tu portátil, pero hay muchos conferenciantes que colocan la cámara en un lateral y el monitor en otro, creando una sensación de que la persona nos habla de lado. Raro ¿no?
  • El audio debe ser de alta calidad. Aunque tengas un equipo con muy buen micrófono, recuerda que el audio en una videoconferencia no tiene la misma calidad que al hablar cara a cara con una persona, así que no hagas que el resto de compañeros tenga que esforzarse para entenderte, porque lo creas o no, acaba generando una sensación de agotamiento. Para esto, si vas a utilizar el micro interno de tu ordenador, procura que no tengas ruidos ambientales porque captan casi todos los sonidos (niños, animales ladrando o un vecino que se pone a taladrar toda la casa) y algunas veces además, se acoplan con los altavoces. De todos modos, haz pruebas de sonido antes de comenzar la reunión (algo que las plataformas suelen permitir) y si tienes dudas, utiliza auriculares con micrófono. Tus compañeros de conferencia seguro te lo agradecerán.

 

En cualquier caso, las reuniones presenciales volverán, pero convivirán con las remotas. Por ello, cuanto mejor preparado estés, mejor. Podrás proyectar una imagen más beneficiosa para ti. Pronto tendremos la oportunidad de volver a tomarnos un café en una reunión más distendida, pero mientras llega este momento, pon en marcha estos trucos. Esperamos que hayan sido de tu utilidad.

 

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Ángel Martínez Marcos
Coach Ejecutivo & Consultor de Transformación Cultural

Instagram @angelmartinezcoach

 

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