Es relativamente fácil saber si las reuniones en tu empresa o en tu departamento están siendo efectivas. ¿Cómo? Simplemente poniendo atención a ciertas frases que podemos escuchar o que incluso podemos estar diciendo nosotros mismos.
Estas son las 5 más escuchadas y que nos pueden estar dando pistas de cierta improductividad.
“Buenos días a todos y a todas. Muchas gracias por vuestra puntualidad. Os he convocado a la reunión de hoy para …”
Si vas a las reuniones y no sabes para que te han convocado, está claro que no te han enviado una agenda previamente y por supuesto no has podido prepararte nada de lo que se va a tratar. Este tipo de reuniones las suelen convocar personas que les gusta provocar un efecto sorpresa en lo que van a decir para conseguir más atención, pero seamos claros, estamos en una empresa, no es un espectáculo para asombrar al público. Así que envía la agenda de la reunión y los documentos necesarios que se van a trabajar con suficiente tiempo para mejorar la productividad de esa reunión.
-“Disculpad que llegue tarde. Estaba acabando una llamada importante y no he podido llegar antes”
– “No te preocupes. Te explico rápidamente lo que hemos tratado hasta el momento”
¿Te ha ocurrido alguna vez que alguien llega tarde a una reunión y se le premia haciéndole un resumen dejando al resto de personas esperando? Es decir, los asistentes que habían llegado a tiempo son interrumpidos por una persona que llega tarde cuando se debe tener un respeto a su tiempo ya que han llegado puntuales a su cita. Además es posible que baje su nivel de participación porque tendrán la sensación de estar perdiendo el tiempo durante ese resumen innecesario. Debemos ser muy respetuosos con el tiempo de las personas. Ten en cuenta que es tan valioso el de la persona que llega tarde como el de los que han sido puntuales.
“El lunes os envié estos documentos. No sé si os ha dato tiempo a revisarlos”
Siempre que nos envíen información, esta se debe preparar antes de asistir a una reunión. Por eso es importante mandar las convocatorias con suficiente tiempo para poder dar margen para el estudio de la información y así ser mucho más efectivos durante el tiempo de la reunión y no analizar los datos in situ ya que lo único que provoca es que haya personas son diferentes velocidades a la hora de asimilar la información.
“Nos quedan solo 10 minutos para las 11:00, así que vamos rápido sobre los temas que nos quedan para poder acabar a la hora”
Un error muy común es no asignar tiempos a cada punto de la reunión. Este error consigue que los últimos temas a tratar se sigan arrastrando de una reunión a otra o que se comenten de pasada y sin profundidad. Para evitar esto, simplemente marca los tiempos para cada punto de la reunión y asigna un rol de “controlador del tiempo” a una persona para que vele por mantener el foco de los objetivos.
“Bueno, entonces nos vemos la próxima semana con los resultados a los que nos hemos comprometido y analizamos cómo ha ido la evolución de los indicadores ¿entendido?”
Después de cada reunión de trabajo, se debe establecer un plan de acción claro, específico y con un único responsable. El error más común es dejar que un grupo de personas tengan que realizar un trabajo sin establecer un responsable o alguien que controle que ese trabajo se está llevando a cabo. Cuando se diluye la responsabilidad, los planes de acción dejan de tener un seguimiento cercano y el nivel de compromiso cae en picado. Así que recuerda, establece planes concretos con personas asignadas a cada tarea y envía estos compromisos por email a todas las personas implicadas.
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Ángel Martínez Marcos
Coach Ejecutivo & Consultor de Transformación Cultural
Twitter @AngelmCoach
Instagram @angelmartinezcoach
