En las formaciones que impartimos sobre Productividad y Gestión del Tiempo en las organizaciones solemos abordar el tema de los ladrones del tiempo, es decir, qué nos roba el tiempo y nos impide ser realmente eficientes. Y la gestión del correo electrónico siempre es mencionado por los asistentes como uno de los principales ladrones del tiempo.
El otro ladrón de tiempo recurrente son las reuniones. Es chocante que dos herramientas tan fundamentales y valiosas para nuestro rendimiento y objetivos se conviertan en nuestra peor pesadilla. La razón es que, como cualquier herramienta o técnica, la clave es saber cómo utilizarlas. Y aunque conozcamos la teoría, si no la aplicamos no sirve para nada. La gran diferencia la marcan las personas que actúan y aplican las teorías que todo el mundo sabe pero que no aplica.
Respecto a las reuniones, hace unos meses escribí un post que puede que te interese. Para leerlo, pincha en este link decálogo para organizar reuniones efectivas
A continuación te resumo 8 claves para gestionar correctamente el e-mail y evitar que se convierta en un ladrón de tu tiempo.
- Piénsalo 2 veces antes de enviar un e-mail. Valora si el mail es el medio de comunicación más efectivo. Si prevés un intercambio largo de opiniones, convoca una reunión o levántate a hablarlo. Una opción, entre otras, es subir documentos a carpetas compartidas en la nube, enviando el aviso a los interesados. Por otro lado, usa otros canales si son más efectivos para recibir una respuesta (móvil, whatsapp).
- Envía tus e-mails sólo a las personas necesarias. Enviar e-mails masivos es un error muy frecuente. No recuperes listas de otros mails, escoge cada destinatario uno a uno y copia a tu responsable sólo cuando deba estar informado.
- Ayuda al receptor a planificarse. Para ello, escribe con claridad el tema del correo en el “Asunto”. Marca una fecha de entrega esperada y alcanzable. Por favor, nunca pongas «Lo necesito para ya» o «Entrégamelo cuanto antes». En primer lugar, porque casi nunca necesitamos las cosas para ya, y si es así, entonces puede que seamos nosotros quienes nos estamos organizando mal. En segundo lugar, porque ambas peticiones son vagas y poco concretas. ¿Qué significa «cuanto antes»?
- Respeta el tiempo libre y la vida personal de los demás. Otra epidemia extendida en las organizaciones es enviar correos a horas intempestivas en fin de semana o fuera del horario laboral, lo que refleja falta de empatía y falta de respeto por parte del que envía el correo, y además transmite desequilibrio, adicción al trabajo y mala organización. Así que deja el mail programado o en borrador si son más de las 19 h. o es fin de semana, de modo que el destinatario lo reciba en horario laboral. Y por supuesto no esperes respuestas inmediatas fuera de la jornada laboral o si el destinatario está de vacaciones. O mejor aún: ¡No trabajes en fin de semana o fuera de tu horario laboral! Tu salud mental y física mejorarán drásticamente.
- Mantén tu carpeta de entrada despejada. Es necesario que trabajes en limpiar tu carpeta de entrada casi cada día. Para ello, cancela la suscripción a emails o newsletters que no te aporten y ve eliminando todos los correos de poco valor.
- Consulta programada y no permanente. El mal hábito de consultar de manera constante el e-mail refleja falta de equilibrio y tiene consecuencias nefastas como falta de concentración, falta de foco y bajo rendimiento. Consulta el correo electrónico en periodos limitados y no permanentemente. Además, prioriza la consulta de los e-mails por nivel de importancia.
- Respuestas con valor. Responde “OK” sólo si aporta valor, responde “Gracias” sólo a la persona que quieras agradecer. Por otro lado, pon en copia sólo a los que necesites que estén informados o a los que quieras hacer reconocimiento. Y para emails que no hayas podido responder, márcalos como no leídos o crea una carpeta de seguimiento.
- No acostumbres a los demás a responder de forma inmediata. Es importante educar a los demás, incluido nuestro jefe o nuestros clientes, de modo que no esperen nunca una respuesta inmediata por nuestra parte. De esa manera, respetarán nuestro espacio y nosotros tendremos mucho más control sobre nuestra agenda.
Bueno, ¿Por dónde quieres empezar? Elige un solo punto y dedica tu energía y foco a él, trabajando con la filosofía Kaizen de los pequeños pasos, para ir consolidando un hábito positivo que sea duradero. Y cuando sientas que ese aspecto está consolidado, pasa a un nuevo punto y trabájalo hasta dominarlo. Y así hasta que te conviertas en un verdadero experto en la gestión de tu e-mail, y nunca más sea un ladrón del tiempo. Al contrario, lo verás como una herramienta valiosísima para lograr tus propósitos.
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Javier Carril
Socio de Execoach
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