El plan de comunicación en el desarrollo de proyectos

Hablar de comunicación es como trasladarse a un bazar de cualquier cultura, hay tanto que ver y tan atractivo, que el deseo de adquirir se hace irresistible. Serían necesarias unas cuantas horas para profundizar en el proceso de la comunicación y en el arte de comunicar.

En este punto de la historia en el que vivimos sobreestimulados, sobreinformados, hiperconectados, y atiborrados de formatos y vías de comunicación, es de locos pensar que se nos resiste la excelencia intercomunicacional. ¿Es por defecto de fondo, de forma o se resume en falta de habilidades? La cuestión es que la comunicación se sigue mostrando deficiente en la mayoría de los ámbitos, y el profesional es uno de los que no se libra.

Detrás de cada equipo que trabaja como engranaje bien lubricado, hay un plan de comunicación eficaz, con visión estratégica y perfectamente organizado, que garantiza el éxito en la gestión de cualquier proyecto. Además, bien aplicado, un plan de comunicación logrará vincular a todos los integrantes del equipo con un repertorio común de estrategias, objetivos y acciones.

Cuando se diseña un plan de comunicación, es primordial que la empresa se marque una serie de metas que pasen, en primer lugar, por lograr un alto nivel de interacción entre todas las partes implicadas en el proyecto y, en segundo lugar, por proporcionar un flujo de información entre los interesados que facilite una correcta coordinación a la hora de abordar las acciones a poner en marcha. Por eso, recoger el feedback de cada una de las partes, hará más viable la introducción de los cambios o mejoras propuestos, aportando así un elevado grado de confianza y solidez en el proyecto.

Objetivos del plan de comunicación:

Entregar información: facilitar la información que necesita saber cada una de las personas implicadas en el proyecto.
Garantizar su recepción: asegurar que la información que recibe cada parte interesada le ayuda a conocer los detalles del proyecto que le competen.
Integrar al receptor: posibilitar que todas las partes destinatarias de la información estén integradas en el proyecto.
Comprender el mensaje: viabilizar los mecanismos para una correcta recepción y comprensión del mensaje.
Reconocer al emisor: confirmar la fuente asegurándose de que la identidad del emisor queda reconocida claramente por todos los receptores.

Elementos clave para una buena comunicación en la gestión de un proyecto:

Asimilación del proyecto: el propósito es que todas las personas implicadas en el proyecto dispongan de la información precisa para entender la globalidad del proyecto y su finalidad.
Trabajo en equipo: la idea es que los miembros del equipo encargados del proyecto estén completamente integrados e implicados en la consecución de los objetivos marcados.
Feedback continuo: cuya finalidad es que todas las partes interesadas puedan mostrar su creatividad y fomentar el trabajo en equipo, con la idea de aportar conceptos innovadores que podrán ser evaluados, incorporados, mejorados o desechados.
Compromiso: para generar compromiso, las partes que componen el equipo de trabajo deben saber desde el primer momento cuál es su lugar dentro del grupo, la función que tienen que desempeñar en el desarrollo de las diferentes fases del proyecto y lo que se espera de cada una de ellas para conseguir el éxito final.

Protagonistas de la comunicación:

Tal como recoge la web Digital Project Manager (2021) es interesante elaborar una tabla dividida en varias secciones para tener una disposición más visual del proceso de comunicación.

En las secciones mostradas se destaca:

Persona interesada: en este apartado se incluirá el listado de las personas interesadas en el proyecto que necesiten recibir información.
Función que desempeña: este apartado se rellenará tanto si la persona interesada pertenece a la empresa como si es cualquier otro implicado externo.
Frecuencia de la comunicación: se fijará la frecuencia con la que será necesaria la recepción de información, en función de las personas y sus desempeños en el proyecto.
Formato de la comunicación: se elegirá la configuración de la información, según la función de realice cada persona.
Canal de comunicación: será indispensable fijar un canal de comunicación por el que circulen los mensajes a medida que se vayan elaborando.

Aunque hay mucha más estructura y elementos a sumar para completar el plan de comunicación de un proyecto, prefiero no hacer indigesto este post y reservar la información complementaria para un próximo encuentro.

No obstante, como primer paso, se puede empezar por aprender a escuchar activamente, ya que es una de las fórmulas mágicas de toda buena comunicación.

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