El plan de comunicación en el desarrollo de proyectos (parte 2)

Volviendo al hilo del plan de comunicación y conectando con el post anterior sobre este tema, sigo invitando a los responsables de proyectos a valorar las ventajas de crear una estructura de comunicación ordenada y estratégica, que garantice la coordinación entre todos los participantes, sirva para planificar los recursos materiales y humanos de la empresa y llegue a los clientes y al público objetivo fácil y rápidamente.

Un plan de comunicación incluye a todas las personas interesadas en el proyecto o que de alguna forma están relacionadas con el mismo. Ej.: clientes, usuarios, patrocinadores, etc., los llamados stakeholders.

La comunicación orientada a la gestión de proyectos reúne diferentes registros en función del nivel de interconexión entre los participantes implicados.

Descendente: Es la transmisión de información de las personas que están en la dirección de la empresa o del proyecto hacia el resto del equipo comprometido en el mismo.

Ascendente: difusión de información desde el equipo hacia la dirección del proyecto.

Horizontal: consiste en la transmisión de información entre los integrantes de un mismo equipo de trabajo. Es el método ideal para favorecer la fluidez de la comunicación.

En cuanto al estilo de comunicación, independientemente del canal o hacia dónde transite, la recomendación es utilizar la comunicación asertiva, basada en el respeto y en la gestión de las reacciones propias y ajenas. Procurando ser específico, manteniendo una actitud positiva ante las valoraciones, hablando de ellas y de su impacto desde la ecuanimidad.

Otros tipos de transmisión de información que pueden garantizar una comunicación efectiva entre todos los integrantes del proyecto son:

Comunicación interactiva: relación de comunicación entre un grupo de personas, sea cual sea su cargo en la empresa y su responsabilidad en el proyecto. El intercambio de información se establece mediante conversaciones en reuniones presenciales, virtuales o telefónicas.

Comunicación Push o emisión de información: no es necesaria la interacción entre la persona que emite la información y la que la recibe, por lo tanto, el mensaje transmitido no requiere una respuesta. Es el caso de envío de información a través de un informe, nota, etc.

Comunicación Pull o disposición de información: es la transmisión de información a un grupo numeroso de destinatarios. Dicha información se distribuye a través de carpetas compartidas por medios digitales, quedando a disposición de cada una de las partes interesadas. No precisa interacción ni feedback, la intención es que todos los destinatarios accedan y conozcan el contenido.

Qué debe incluir el plan de comunicación

Información del proyecto: debe especificar qué información es significativa para cada participante, así como el formato y momento de difusión. Lo primero es analizar los detalles existentes:

Características del proyecto en cuanto a su envergadura, plazos de entrega y equipo de desarrollo.
Objetivos del proyecto.
Datos sobre el cliente y los potenciales destinatarios del producto/servicio final.
Evaluación de los posibles riesgos y cómo mitigarlos.

Partes integrantes: Es necesario identificar a las personas interesadas, proporcionando sus datos de contacto y marcando sus preferencias en cuanto al formato y periodicidad de las comunicaciones, aportando:

Relación de colaboración del equipo de trabajo.
Vías de comunicación a las que el cliente da prioridad para recibir información.
Estado de las comunicaciones empresa-cliente.

Enfoque de la comunicación: el plan de comunicación muestra el enfoque a utilizar en cada momento y la asiduidad con la que se va a transmitir la información:

Medio seleccionado para transmitir la información.
Frecuencia de transmisión de la información (esporádica, diaria, semanal, mensual, etc.).

¿A qué se debe una comunicación laxa o ineficaz?

Si no existen barreras físicas como ruido en el entorno o dificultades auditivas, saber escuchar empáticamente es la clave principal. Cuando falla la escucha activa y la empatía, los conceptos más valiosos quedan imprecisos y bajo apreciaciones subjetivas, por lo que la tendencia será proporcionar información ambigua, inespecífica y poco asertiva.

Las consecuencias de una comunicación deficiente pueden derivar en:

Falta de colaboración en la estrategia de la empresa.
Baja motivación y menor rendimiento en la organización.
Desconfianza al detectar escasa transparencia en la información.
Falta de orientación con repercusión en los resultados del proyecto.
Menor capacidad en la gestión del conocimiento.
Autonomía mermada e incertidumbre en la toma de decisiones.

Es vital promover un entorno de colaboración entre los miembros del proyecto para que compartan información de calidad, encaminada a lograr una comunicación fluida, directa y transparente, tanto interna como externamente.

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