Recientemente impartí un taller de gestión del tiempo a un equipo directivo de una empresa, y me sorprendió que de entre todas las estrategias y herramientas que compartí, la técnica Pomodoro fue una de las más comentadas y recordadas después del taller. Muchos se marcaron como objetivo incorporar esta técnica en su día a día para aumentar su rendimiento y su eficiencia. De hecho, yo estoy usando esta técnica para escribir este artículo con la mayor concentración y foco.
La técnica Pomodoro es sencilla pero poderosa. Se trata de marcarse tiempos cortos de trabajo y máxima concentración en una sola tarea. Los Pomodoros son esos tiempos cortos, de unos 20 o 25 minutos, y usamos un temporizador para cumplir rigurosamente ese tiempo de trabajo. El nombre de la técnica proviene de los temporizadores de cocina tradicionales con forma de tomate que su creador, Francesco Cirillo, ideó para hacer sus primeros Pomodoros.
Pero existen una reglas claras que hay que cumplir para que la técnica produzca sus frutos. En primer lugar, debemos dedicar esos 20 minutos a una sola tarea, y obviamente lo deseable es que dicha tarea sea importante y estratégica para nuestros objetivos. Por lo tanto, nos exige una gran disciplina al no permitirnos caer en la tentación de la multitarea a la que nos hemos mal acostumbrado, que es totalmente ineficiente.
En segundo lugar, debemos ser muy firmes con las interrupciones, no sólo con las externas (otras personas que llegan a nuestro puesto de trabajo para pedirnos o preguntarnos algo) sino con las internas (nosotros mismos somos nuestro peor enemigo la mayor parte de las veces, ya que solemos interrumpirnos mirando el correo electrónico, el WhatsApp o respondiendo a una llamada telefónica). Por tanto, el Pomodoro supone todo un reto de autogestión, autodisciplina y asertividad hacia los demás.
Para las interrupciones externas, la asertividad supone poner límites y evitar que nos interrumpan, o mejor aún, prevenir dichas interrupciones para no tener que decir «No» a un compañero o jefe, que siempre es desagradable e incómodo. Cuando hablo de prevenir me refiero a pedir a las personas de nuestro entorno de trabajo que no nos interrumpan cuando estemos inmersos en un Pomodoro, quizá usando algún tipo de señal visual. ¿Por qué no poner un reloj de cocina con forma de tomate en la mesa del despacho bien visible cuando estemos realizando un Pomodoro, de modo que cualquiera que se acerque lo pueda ver y así no nos interrumpa? Esto es sólo una idea. Si no te sientes cómodo, puedes pensar otra idea o señal. La clave es transmitir, con algo visual, de forma clara y rápida a los demás que estás en un tiempo de trabajo monotarea de máximo foco, para que sepan que no pueden interrumpirte, salvo que sea algo realmente crítico, lo que casi nunca sucede.
La técnica Pomodoro recomienda que después del primer tiempo focalizados en una sola tarea durante 25 minutos, descansemos 5 minutos. Podemos relajarnos, levantarnos y darnos una pequeña vuelta, no hacer nada, incluso mirar rápidamente el correo electrónico por si hay algo realmente importante y urgente que atender. Nada es tan crítico como para que no pueda esperar 25 minutos, lo que nos quita presión para estar concentrados al máximo en la tarea que hayamos elegido. Después de esos 5 minutos, podemos marcarnos un nuevo Pomodoro de 20 o 25 minutos. De nuevo, trabajamos sin interrupciones, focalizados y concentrados, en una sola tarea estratégica. Cuando terminemos, de nuevo descansamos 5 minutos y así hasta 4 Pomodoros. Si hemos logrado realizar los 4 Pomodoros consecutivos con los descansos pertinentes, entonces debemos hacer un descanso más largo, de 15 o 20 minutos, ya que hemos obligado a nuestro cerebro a un esfuerzo cognitivo importante, y necesita un tiempo más largo de descanso.
No debemos obsesionarnos con la perfección. De hecho, la filosofía de la técnica va en contra del excesivo perfeccionismo, y de la parálisis por el análisis. Todos tenemos que realizar tareas pesadas y complejas, que nos llevan mucho tiempo y concentración, que además suelen ser tareas importantes para nuestros objetivos. Estas tareas son lo que otro experto en productividad, Brian Tracy, llamó «sapos». Tracy recomendaba tragarnos nuestros «sapos» al empezar nuestra jornada laboral, o al menos cuanto antes, como una medida clave para aumentar nuestro rendimiento y gestión del tiempo. Precisamente usar la técnica Pomodoro nos ayudará de forma decisiva a ir tragándonos nuestros «sapos» poco a poco, evitando procrastinar y dejar para otro momento esa tarea difícil y pesada que nos da pereza o miedo (ese momento nunca llega).
Conozco directivos que se empeñan en buscar tiempos largos para poder reflexionar, concentrarse en tareas de análisis complejas y tomar decisiones estratégicas. Pero la realidad es que nunca encuentran esos momentos prolongados de calma para poder estar concentrados. El resultado es que no abordan esa reflexión estratégica, o son muy lentos a la hora de tomar decisiones y de ejecutar tareas. En definitiva, son un lastre para la organización. Todo provocado por una rigidez mental que tiene como consecuencia un pobre rendimiento para ellos, para su equipo y para la empresa. Es mucho más efectivo y realista ir avanzando en esa tarea, decisión o reflexión difícil o compleja poco a poco, aunque sea a través de Pomodoros de 25 minutos en diferentes días de la semana o del mes, que no avanzar nada en absoluto en la búsqueda irreal de un tiempo prolongado libre de interrupciones.
Debemos aplicar la agilidad para desbloquear los temas estratégicos gracias al uso sistemático del Pomodoro. De hecho, las metodologías ágiles se han inspirado claramente en los cimientos de la técnica Pomodoro con el fin de responder de manera más flexible y efectiva en un mundo cambiante e incierto. Por ejemplo, las iteraciones o sprints tan característicos de métodos ágiles como SCRUM están basados en focalizarse durante un periodo corto de tiempo en unos objetivos y tareas importantes y delimitadas de antemano, que es la base de la técnica Pomodoro.
Si quieres aumentar tu capacidad de concentración, mejorar el foco en lo importante, gestionar mejor tu tiempo, evitar la tóxica multitarea y en definitiva, avanzar de forma firme hacia tus objetivos estratégicos y contribuir al máximo a tu éxito, al éxito de tu equipo y de la organización, prueba con la técnica Pomodoro. En mi propia experiencia, tiene un impacto enorme. Como te decía al inicio, estoy usando esta estrategia para escribir y publicar este post. Y ahora que ha terminado mi segundo Pomodoro me voy a descansar 5 minutos. Mañana dedicaré un nuevo Pomodoro para terminarlo y publicarlo.
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Javier Carril
Socio de Execoach
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