Después de analizar el post Las causas y consecuencias de la falta de delegación en las empresas, vamos a detallar las 4 fases de una delegación eficaz. Una de las razones que esgrimimos fue precisamente el hecho de no saber cómo delegar, y de hecho se nos olvidan elementos básicos y fundamentales cada vez que delegamos una tarea en un colaborador. Estas son las 4 fases:
1. Explicar la tarea. Esto que parece tan obvio y sencillo no lo es, y es una de las fases donde los ejecutivos cometen más errores. En esta fase hay que explicar con toda claridad y concreción lo siguiente:
– ¿Cual es la tarea?
– ¿Cómo la debe hacer?
– ¿Para cuando (fecha exacta) quiero que la termine?
– ¿Para qué sirve esta tarea? ¿Qué sentido tiene?
Los cuatro puntos de esta fase son cruciales. Hay que explicar de forma muy concreta la tarea, y sobre todo la fecha exacta en la que quiero que la termine, y desde luego, explicarle el sentido y propósito de la tarea.
2. Permitir la negociación y buscar el compromiso. Debemos permitir que nuestro colaborador pueda negociar los elementos de la fase anterior (la fecha, el modo de abordar la tarea), es fundamental permitirle que hable, que ponga los «peros», escucharle de verdad. Sólo de esta manera, y atendiendo a sus inquietudes y necesidades, podremos lograr de él un auténtico compromiso e implicación.
3. Realizar el seguimiento y apoyo. Muchos ejecutivos fallan en esta fase, porque piensan que el trabajo de delegación ya termina en la fase 2. La consecuencia es que se encuentran con trabajos no realizados en fecha, o mal ejecutados, lo que ocasiona numerosos problemas y conflictos. Debemos realizar el seguimiento, sin entrar en los detalles y sin agobiar al colaborador, y estar pendientes de la evolución de la tarea. Esto nos evitará sorpresas desagradables.
4. Dar y pedir feedback sobre el proceso de delegación. Esta cuarta fase no es menos importante que las otras. Si no analizamos con el colaborador con calma y sentido crítico el proceso desde las dos partes, no podremos mejorar. Debemos dar feedback tanto positivo como negativo al colaborador, y asimismo pedirle feedback para mejorar nosotros en nuestra labor de delegar.
Si pones toda tu atención a estas 4 fases, con los puntos que he señalado, te aseguro que llegarás a convertirte en un experto delegador, y tu rendimiento y efectividad como líder aumentará espectacularmente, así como la motivación y la productividad de tu equipo. Sin duda, la delegación es una de las habilidades propias de los líderes que crean equipos de alto rendimiento.
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Javier Carril
Socio de Execoach
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