Uno de los factores que más influyen en la productividad de una persona es cómo maneja las interrupciones, ya que estas impactan directamente en la productividad. Constantemente estamos recibiendo emails, chats de Whatsapp o de aplicaciones como Slack, llamadas de teléfono e interrupciones de compañeros de trabajo debido a dudas de su trabajo. Además hay que añadir todas las interrupciones de asuntos personales por los mismos medios que hemos visto anteriormente, así como el café o la pausa que nos requieren nuestros compañeros para desconectar.
Además con la pandemia del Covid-19, muchas personas con trabajo de oficina, están siendo obligadas de una forma u otra a trabajar desde su casa y aquí es cuando las interrupciones se pueden disparar (¡y si tienes niños pequeños multiplica todo esto por 10!).
En diversas investigaciones se puede observar que los resultados indican que las personas de trabajo de oficina suelen tener una interrupción cada 9 minutos. Lo que significa que cada 9 minutos tu productividad cae en picado, ya que desvías la atención a otro tema.
¿Qué podemos hacer para no destrozar literalmente nuestra productividad y evitar convertirnos en auténticos multitaskers sin un rendimiento óptimo?
La neurociencia nos indica que tardamos varios minutos en alcanzar un nivel óptimo de creatividad y de concentración en función de la dificultad de la tarea. Esto significa que si cada 9 minutos cambiamos de tarea debido a estas interrupciones, no llegamos a alcanzar nuestro pico de rendimiento nunca o al menos lo sostenemos durante unos pocos minutos. ¡Una locura! ¿verdad?
Las personas de trabajo de oficina suelen tener una interrupción cada 9 minutos
Algunas personas piensan que pueden hacer varias cosas a la vez, pero lo cierto es que únicamente podemos hacer varias cosas simultáneamente si estas son muy sencillas y las tenemos muy automatizadas en nuestro cerebro, como por ejemplo al conducir, podemos manejar el volante, mirar los espejos, cambiar la marcha, acelerar etc. Sin embargo, si estamos analizando un problema, realizando un informe o creando una presentación que impacte a nuestro cliente etc. no podremos ser muy efectivos si no manejamos las interrupciones.
Además las personas curiosamente solemos ser más productivas cuando sabemos que podemos estar concentrados durante un tiempo continuo y no pensamos que nos pueden interrumpir, por eso aislarnos en una sala para concentrarnos nos puede ayudar durante un tiempo, aunque sea en detrimento del trabajo en equipo o del liderazgo si eres mánager de un equipo, pero eso es otro tema.
Vamos a ver 5 recomendaciones sencillas pero muy eficaces para gestionar la interrupciones.
- Elimina los avisos con sonidos y pop-ups en tus dispositivos electrónicos del email y de las aplicaciones de chat y acostúmbrate a mirarlos cada 30 minutos aproximadamente o como mucho cada hora.
- Usa la Técnica Pomodoro: Consiste en realizar bloques de 30 minutos. Cada uno de estos “pomodoros”, se dividen en una parte de 25 minutos en los que vamos a evitar a toda costa las auto-interrupciones saltando a otra tarea, sea el email, Slack, Whatsapp u otras tareas. Y en los últimos 5 minutos es cuando concentraremos estas interrupciones, devolviendo chats que nos habían enviado, respondiendo a emails urgentes o incluso devolviendo alguna llamada que no hayamos respondido.
- Sé asertivo. Acostúmbrate a no estar disponible para todo el mundo en todo momento. Para ello, si alguien te interrumpe, evidentemente el mal está hecho, aunque siempre le podrás preguntar, ¿Puedes darme unos minutos para que acabe esto y me acerco a tu puesto o te llamo yo? Así, irás acostumbrando a tus compañeros a que tu disponibilidad no es inmediata.
- Procura no tener el email como fondo de pantalla, ya que será muy difícil no responder a los correos que te entren.
- Y por último, usa el reloj para forzarte a focalizarte en una tarea a la vez, apoyándote en técnicas como la pomodoro.
Con estas 5 recomendaciones, te aseguro que a medida que las vayas implementando en tu día a día, llegarás a aumentar tu rendimiento y tu productividad más de lo que crees.
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Ángel Martínez Marcos
Coach Ejecutivo & Consultor de Transformación Cultural
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