La productividad en una empresa es altamente sensible a la comunicación que se use.
Esta pasada semana, he estado enseñando técnicas de productividad en una empresa y uno de los puntos que más me ha llamado la atención es el uso indiscriminado del email.
Esta empresa, utilizaba el email como medio principal de comunicación, incluso para los asuntos urgentes, lo que creaba una sensación de “tengo que mirar el email cada 10 minutos” por si mi jefe o un cliente me ha enviado un correo de extremada urgencia.
No hay herramienta que potencie más la productividad que el email, aunque mal usado puede destrozar el rendimiento de cualquier persona.
El tiempo que una persona tarda en alcanzar su punto máximo de concentración en tareas complejas está entre 3 y 5 minutos. Lo que quiere decir, que si tengo una interrupción cada 10 minutos provocada por mi mismo al mirar el email o por otros, mi productividad gráficamente será como una montaña rusa.
Estas reglas básicas de comunicación disparan la productividad de una persona en una empresa:
- Teléfono: Usa el teléfono únicamente para asuntos urgentes, difíciles de explicar en texto o para temas delicados.
- Chat: Cualquier sistema del tipo WhatsApp, chat de Skype u otros más profesionales se deben usar sólo para pequeños asuntos que se puedan responder rápidamente y el tiempo de respuesta pueda varíar entre 5 y 30 minutos. Es decir, no para asuntos muy urgentes ni extremadamente importantes.
- Email: evidentemente se usará este sistema sólo para temas que no requieran una respuesta inmediata, es decir, para los que se puedan responder al cabo de 1 o 2 horas.
Hay otras fórmulas mixtas que es avisar a la persona por chat o teléfono cuando hemos enviado un email muy urgente, pero la clave es que NUNCA usemos sólo el correo para asuntos de máxima urgencia y esperar el el otro nos responda inmediatamente.
Todo esto parece trivial y de sentido común, pero el día a día nos arrastra y nos crea hábitos, en muchos casos estúpidos, que destruyen nuestra productividad.
Si estás interesado/a en mejorar la productividad de tu empresa o departamento, ponte en contacto con nosotros para más información. ¿Te ha gustado este artículo? Síguenos en Follow @Execoach_
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