Delegar es una conducta fundamental de los líderes para gestionar el talento de las personas de un equipo y de una organización. Delegar también se considera un estilo de liderazgo, si nos inspiramos en el conocido modelo de Liderazgo Situacional de Ken Blanchard. Y también podemos definir la delegación como una estrategia del líder para focalizarse en lo importante de su cargo y evitar estar enredado en tareas y funciones que pueden desempeñar perfectamente personas de su equipo. En este enfoque, recordemos la matriz de Eisenhower de priorización, en la que se recomienda al líder que delegue las tareas y actividades de los cuadrantes 3 y 4 (tareas poco importantes, urgentes o no urgentes).
El problema es que delegar de manera efectiva es difícil, ya que lo habitual es caer en los extremos: o bien delegar demasiado perdiendo totalmente el control, que es lo que se llama abdicar como jefe de equipo, o bien delegar poco o nada, convirtiéndose en un cuello de botella y un verdadero obstáculo para el crecimiento del talento y del rendimiento empresarial. Pero, ¿cómo delegar eficientemente sin caer en estos extremos nocivos?
8 consejos para una delegación poderosa
- Selecciona tareas relevantes para delegar. En lugar de simplemente delegar tareas repetitivas, selecciona aquellas que ofrezcan una oportunidad de desarrollo significativo para los miembros de tu equipo, alineadas con los objetivos estratégicos del departamento o de la empresa. Al delegar, no solo se libera tiempo, sino que se fomenta el crecimiento de habilidades críticas que impulsan la organización.
- Asigna tareas según el nivel de competencia y desarrollo del colaborador. Más allá de la disponibilidad, asigna tareas basadas en el nivel de competencia del colaborador en relación con el objetivo de la tarea. Utiliza el modelo de liderazgo situacional de Blanchard para ajustar el grado de autonomía y el tipo de apoyo necesario. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también maximiza el impacto de la delegación en el desarrollo y motivación del equipo.
- Establece expectativas detalladas, pero con flexibilidad. Define las expectativas de manera clara y con máxima concreción, incluyendo los resultados esperados, los plazos y los criterios de éxito. Sin embargo, es importante también permitir un espacio para la creatividad y la innovación. La flexibilidad en el proceso otorga autonomía y fomenta el compromiso, mientras que la claridad en los objetivos mantiene la alineación con las metas estratégicas.
- Adapta la supervisión en función de la complejidad. Este enfoque comienza con un nivel de supervisión alto en tareas complejas o nuevas para el miembro del equipo, asegurándote de ofrecer acompañamiento cercano. A medida que el colaborador gana competencia y confianza, reduce gradualmente el nivel de supervisión, permitiéndole tomar más decisiones de forma independiente.
- Comparte información, recursos y autoridad. Delegar correctamente implica asegurarse que el colaborador tenga acceso a toda la información necesaria de manera inmediata, así como la autoridad para tomar decisiones. Sin esto, la delegación se convierte en un obstáculo, no en una ayuda.
- Aplica la herramienta Poker Delegation. El Poker Delegation forma parte de las herramientas del modelo de liderazgo ágil e innovador «Management 3.0», creado por Jurgen Appelo, que utiliza 7 niveles de delegación progresiva, en función del asunto o decisión a tomar, y que corresponde con una carta similar a las del Poker.Por ejemplo, el nivel mínimo de delegación sería una decisión en la que el líder simplemente comunica dicha decisión al equipo, sin preguntarle ni consultarle previamente. Evidentemente, hay decisiones de un directivo que no se pueden delegar. A continuación, los siguientes niveles de delegación van dando más protagonismo al equipo, preguntándoles antes de tomar la decisión, o directamente acordándolo con ellos en un nivel de delegación más avanzado.Los 3 últimos niveles de delegación del modelo serían aquellos donde el líder simplemente es un recurso para ofrecer su perspectiva o consejo respecto a una decisión a tomar por parte del equipo, o directamente el equipo toma la decisión sin ni siquiera informar al líder en el 7º y más avanzado nivel.
- Haz seguimiento sin microgestionar y fomenta el feedback continuo. Es fundamental encontrar el equilibrio entre dar confianza y realizar un seguimiento adecuado. La delegación efectiva requiere chequeos periódicos, pero sin caer en el control excesivo, que puede generar desconfianza o frustración en el equipo. Además, dar feedback constructivo de manera continua es crucial para que los colaboradores puedan aprender y mejorar.
- Pide feedback a tu equipo y valora realizar mejoras en tu habilidad. No sólo debemos dar feedback a nuestros colaboradores, es igual de importante pedirles feedback sobre nuestro estilo de delegación. Si no pedimos feedback, no estamos dando un buen ejemplo, sino al contrario, dejando entrever que no necesitamos mejorar como líder. A continuación te propongo varias preguntas interesantes que puedes hacer a tu equipo de forma regular:
– ¿En el último mes, en qué proyectos o tareas te hubiera gustado que delegara/confiara más en ti?
– ¿En la última semana, en qué áreas te hubiera gustado que me involucrara más o menos? o…
– ¿Qué puedo mejorar en mi delegación para que te sientas más motivado?
Una vez que te den algún tipo de feedback, por favor, no te justifiques, ni te excuses, ni te enfades ni preguntes por qué. Esas reacciones ridículas son impropias de un líder maduro, y sólo conseguirán que tus colaboradores nunca más te proporcionen feedback sincero. Obviamente, es fundamental realizar mejoras y cambios en tu forma de delegar, en base al feedback recibido. Pedir feedback no es un postureo que hacemos para quedar bien.
6 errores comunes al delegar y cómo evitarlos
- Creer que los demás lo harán peor. Es un clásico problema de prepotencia y de rigidez, ya que el hecho de que otras personas hagan una tarea de manera distinta no significa que el resultado sea peor. A veces seguramente sea incluso de mejor calidad.
- Creer que los demás lo harán más lento. Es el clásico «Tardo menos si lo hago yo». Se trata de una enorme ceguera basada en el cortoplacismo. Quizá al principio las cosas vayan más lentas, pero en el medio/largo plazo el equipo aumentará su velocidad y su productividad.
- Miedo a perder el control: Muchos responsables de equipo no han dado aún el salto de pensamiento que supone ser responsable de equipo. Y siguen ejerciendo un exceso de control. Sin embargo, esto limita el crecimiento del equipo. Confiar en el talento de los colaboradores es esencial para la transformación organizacional.
- Delegar sin dar contexto: Delegar una tarea sin explicar su propósito puede generar desmotivación y confusión. Es crucial que los colaboradores entiendan cómo su trabajo contribuye al objetivo global de la empresa.
- No adaptar el nivel de supervisión: Evaluar la experiencia y capacidad del colaborador es clave para definir el grado de supervisión necesario.
- No reconocer el esfuerzo: Delegar también significa reconocer y valorar el trabajo bien hecho. El reconocimiento positivo motiva a los colaboradores a seguir creciendo y tomando más responsabilidad.
Un líder que delega efectivamente no solo distribuye tareas, sino que también empodera a su equipo y fortalece su capacidad para tomar decisiones autónomas. En lugar de gestionar, un líder debe liderar a través de la delegación, creando un ambiente de confianza, autonomía y crecimiento.
La delegación, además, es una herramienta clave para el crecimiento organizacional. Por eso es clave que la empresa ayude a sus directivos y mandos intermedios a potenciar sus habilidades de liderazgo y delegación poderosa, a través de formación y coaching, produciendo en el camino una auténtica transformación de la cultura organizacional.
En Execoach, acompañamos a las empresas en su viaje hacia una transformación cultural efectiva, alineando estrategia, cultura y talento para lograr un impacto sostenible. Contáctanos y explora cómo podemos apoyar tu proceso de cambio organizacional.
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Javier Carril
Socio de Execoach.
MCC (Master Certified Coach) por ICF
Agile Coach y Scrum Master
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