Las reuniones suelen ser una de las fuentes principales de desmotivación y de bajo rendimiento en las organizaciones. De hecho, los empleados siempre se quejan amargamente de la pérdida de tiempo que supone la inflación enorme de reuniones que se convocan, la mayoría innecesarias, así como la mala gestión de la dinámica propia de las reuniones, por falta de estrategias claras o de habilidades. En este post compartiré en qué consiste el acompañamiento de un Agile Coach y cómo puede impulsar la productividad y la capacidad de innovación de tu equipo a través de las reuniones.
Te dejo este post publicado en nuestro blog sobre un decálogo de reuniones efectivas por si quieres echarle un vistazo. Artículo Decálogo de reuniones efectivas
En realidad las reuniones, bien gestionadas, pueden convertirse en la herramienta más poderosa de un equipo para alcanzar un extraordinario rendimiento y un aumento de la motivación. La pregunta es ¿Cómo transformar las reuniones de tu equipo en experiencias más efectivas? El Agile Coaching es una metodología altamente eficaz no sólo para transformar las reuniones, sino el rendimiento global del equipo y la cultura organizacional.
¿En qué consiste el Acompañamiento de un Agile Coach?
El acompañamiento de un Agile Coach implica una auténtica transformación no sólo de la dinámica de las reuniones, sino del rendimiento del equipo más allá de las reuniones. El Agile Coach entrena al equipo en la adopción de las metodologías ágiles, a través de sus principios fundamentales, proporcionando orientación, facilitando la colaboración y fomentando la mejora continua. El Agile Coach actúa como un mentor, un facilitador y un catalizador del cambio, ayudando al equipo a alcanzar su máximo potencial.
Beneficios de Contar con un Agile Coach en las Reuniones
- Optimización del Proceso: El Agile Coach ayuda a identificar y eliminar los desperdicios o ineficiencias en el proceso de reuniones, asegurando que el tiempo se utilice de manera eficiente y productiva.
- Mejora de la Colaboración: Facilita la comunicación efectiva y promueve un ambiente de trabajo colaborativo donde todos los miembros del equipo se sientan escuchados y valorados.
- Desarrollo de Habilidades: Proporciona entrenamiento y capacitación en técnicas de facilitación, resolución de conflictos y toma de decisiones, ayudando al equipo a desarrollar habilidades clave para el éxito en un entorno ágil.
- Enfoque en Resultados: Orienta al equipo hacia la consecución de resultados tangibles y la entrega de valor a los clientes, manteniendo siempre el enfoque en los objetivos del negocio.
Cómo un Agile Coach transforma las Reuniones de un equipo
Alineación de Objetivos y Expectativas
El Agile Coach ayuda al equipo a establecer claridad en cuanto a los objetivos y expectativas de la reunión, asegurando que todos los participantes estén alineados y enfocados en los mismos resultados. Este factor es imprescindible en la productividad y la motivación de un equipo. Con objetivos y expectativas claras, es difícil que alguien se vuelva a quejar de que las reuniones a las que le convocan son innecesarias o están mal gestionadas.
Facilitación de la Dinámica de Grupo
Utilizando técnicas de facilitación, el Agile Coach crea un entorno propicio para la colaboración y el intercambio de ideas, fomentando la participación activa de todos los miembros del equipo, y evitando conductas perjudiciales como el excesivo protagonismo de alguna persona del equipo en detrimento de los demás, o el estilo jerárquico y autoritario del jefe del equipo, algo muy común aún en las organizaciones. Por eso, las metodologías Agile implican un cambio de mentalidad y forma de trabajar muy profundos por parte de un equipo y una organización. El jefe del equipo debe dar un paso atrás y fomentar la autonomía y el empoderamiento de sus colaboradores a través de un liderazgo de servicio, mientras que éstos deben dar un paso adelante y convertirse en líderes informales del equipo, atreviéndose a tomar decisiones y a ser más proactivos de lo habitual.
¿Qué es un liderazgo de servicio?
El liderazgo de servicio es un cambio total de paradigma en las organizaciones. Supone que el jefe de un equipo debe estar al servicio de su equipo y no al revés, como suele suceder en la mayor parte de las empresas. El Manager que no ha interiorizado este liderazgo suele ordenar y mandar, dar instrucciones, marcar pautas y modelar a sus colaboradores para servirle y para poder ponerse las medallas ante sus superiores. Mientras que el líder servicial, que se corresponde con el llamado Líder-Coach, pregunta a menudo a su equipo qué necesita de él, cómo puede ayudar, cómo puede ser más efectivo y motivador como jefe de equipo. Hace preguntas para aprender de su equipo y mejorar como líder. Por eso, es un cambio radical y que genera una enorme resistencia en muchísimos managers, ya que supone sacarles totalmente de su zona de confort.
Time-Boxing en las reuniones Agile
Uno de los aspectos que las metodologías Agile trabajan de manera rigurosa es en la gestión del tiempo en las reuniones. Y para optimizar el tiempo de las personas que asisten a una reunión, que suele implicar un alto coste para la organización cuando se desperdicia, se utiliza la técnica del Time-Boxing. El Time-Boxing es una estrategia sencilla pero muy poderosa, es simplemente marcar una duración máxima para las reuniones, y por supuesto cumplirla a rajatabla.
Por ejemplo, en la metodología ágil SCRUM las reuniones son una herramienta importantísima, y cada reunión tiene unos objetivos diferentes y una duración distinta. En primer lugar, la Sprint Planning o reunión de planificación del sprint, que es donde se marca el objetivo del sprint y las tareas que el equipo se compromete a realizar. Estas reuniones suelen durar un máximo de 2 horas por semana de sprint. Por ejemplo, si el sprint dura 2 semanas, la Sprint Planning duraría como máximo 4 horas.
A lo largo del sprint, el equipo ágil se reúne en las Dailys o reuniones diarias de máximo 15 minutos de duración donde el equipo se comunica y coordina a diario. Además, al final del sprint el equipo celebra la Sprint Review o reunión de revisión de resultados del sprint con el cliente final, cuya duración máxima se establece en 1 hora por semana de sprint.
Por último, están las reuniones de retrospectiva, fundamentales para que el equipo reflexione sobre cómo ha funcionado como equipo durante el sprint, con el fin de marcar acciones de mejora para el siguiente sprint y cumplir con uno de los valores Agile: la mejora continua. Estas reuniones suelen durar una media hora por semana de sprint.
El Time-Boxing ayuda al equipo a focalizarse al máximo en los objetivos y la dinámica de la reunión, evitando las pérdidas de tiempo y la dispersión con otros temas no previstos. Porque el equipo que funciona con la mentalidad Agile termina la reunión en el tiempo máximo establecido. Y si no ha dado tiempo a tratar los temas previstos, el equipo debe hacer una reflexión autocrítica y marcar acciones de mejora para que no vuelva a suceder.
Un aspecto a tener en cuenta es que el Time-Boxing no significa que haya que apurar el tiempo y la reunión hasta su tiempo máximo establecido. Si el equipo ha cumplido sus objetivos de la reunión en menos tiempo del máximo establecido para esa reunión, se termina dicha reunión antes de tiempo. No tiene ningún sentido alargar la reunión en esa circunstancia.
Gestión de Conflictos y Diferencias
Ante la aparición de conflictos o diferencias de opinión, el Agile Coach interviene de manera constructiva para ayudar al equipo a resolverlos de manera rápida y eficiente, manteniendo el flujo de la reunión sin interrupciones. El Agile Coach proporciona estrategias y modelos de comunicación para que el equipo aprenda y sea autónomo en la gestión de sus conflictos.
Feedback y Mejora Continua
En algunas ocasiones el Agile Coach asiste a las reuniones como observador, algo que no siempre sucede. En este caso, después de la reunión, proporciona feedback constructivo al equipo, reconociendo los logros y avances, e identificando áreas de mejora y oportunidades de aprendizaje para futuras reuniones. Pero el feedback constructivo y la mejora continua son valores Agile innegociables, por lo que el equipo debe integrar estas dos prácticas si quiere elevar su nivel de productividad, de innovación y de motivación. Para ello, el Agile Coach enseña herramientas y pautas para dar y recibir el feedback de manera positiva, con el fin de que el equipo lo practique antes, durante y después de las reuniones, y así pueda implementar la mejora continua de sus reuniones.
Preguntas Frecuentes sobre el Acompañamiento de un Agile Coach
¿Cuál es la diferencia entre un Agile Coach y un Scrum Master? Aunque ambos roles comparten algunas responsabilidades, el Agile Coach tiene un enfoque más amplio y holístico, mientras que el Scrum Master se centra específicamente en la implementación de Scrum.
¿Cuál es la duración típica del acompañamiento de un Agile Coach? La duración del acompañamiento puede variar según las necesidades y el tamaño del equipo. Algunos proyectos pueden requerir un acompañamiento a largo plazo, mientras que otros pueden ser más breves.
¿Cuál es el coste asociado con el acompañamiento de un Agile Coach? El coste depende de varios factores, incluyendo la experiencia del coach, la duración del acompañamiento y la complejidad del proyecto. Es importante considerar el retorno de inversión potencial al evaluar el coste.
¿Cómo puedo medir el éxito del acompañamiento de un Agile Coach? El éxito puede medirse en términos de mejora en la eficiencia de las reuniones, el aumento de la colaboración y la felicidad del equipo, y la entrega de resultados tangibles y de valor al cliente, lo que trae como consecuencia una mayor satisfacción del cliente.
Si estás interesado en conocer más sobre cómo mejorar la efectividad de las reuniones de tu equipo a través de las metodologías ágiles, contacta con nosotros en este link. Quiero más información
Síguenos en Follow @Execoach Y apúntate a nuestra Newsletter mensual para recibir artículos prácticos para tu desarrollo profesional.
Javier Carril
Socio de Execoach.
MCC (Master Certified Coach) por ICF
Agile Coach y Scrum Master
Follow @JavierCarril
Sigue a Javier Carril en Instagram
Foto de Oladimeji Ajegbile en Usplash.com
