Las reuniones son una herramienta fundamental para las organizaciones. Sin ellas sería imposible alcanzar los objetivos de negocio, la comunicación y cohesión de los equipos o la organización de las tareas, responsabilidades y planes. Es donde las personas interactúan, se conocen, generan alianzas, co-crean, y toman decisiones. Es donde la empresa realmente se moviliza hacia la acción y avanza. Así que ¿Por qué las reuniones suelen ser una queja generalizada y motivo de crítica constante por parte de empleados y directivos? ¿Por qué se considera uno de los principales ladrones del tiempo de los profesionales? Existen dos razones básicas. La primera es que se convocan demasiadas reuniones innecesarias, y la segunda es que se gestionan de forma lamentable.
Otro punto interesante y crucial de las reuniones es que, según muchos expertos en alto rendimiento de equipos, en las reuniones se puede observar el ADN de un equipo e incluso de una organización. Sólo observando dos o tres reuniones un coach experto puede detectar si la empresa tiene una cultura jerárquica o poco eficiente, si es una organización centrada en lo urgente, si los managers ejercen un estilo de gestión basado en el micromanagent y el paternalismo, o si los profesionales están motivados y comprometidos. En ese sentido, las reuniones son una fuente riquísima de información para realizar un certero diagnóstico de un equipo y de toda la organización.
Vamos a ver 10 claves esenciales para garantizar el éxito de las reuniones, para que sean realmente efectivas, aporten un auténtico valor a los profesionales y a la organización, y dejen de ser un suplicio y una fuente de pérdida de tiempo, de improductividad y de desmotivación de las personas. Trabajando en los diez puntos una organización podría incluso cambiar aspectos muy profundos de su ADN, mejorando su eficiencia y su competitividad.
- Piénsalo dos veces antes de convocar una reunión. ¿Es realmente necesaria? ¿Aporta valor a las personas que asisten? ¿Hay otro medio más efectivo y ágil para resolver el problema o alcanzar el objetivo que se pretende lograr? Estas son preguntas que debes hacerte antes de convocar una reunión.
- Fija los objetivos a alcanzar y establece una agenda realista. La mayoría de las reuniones se convocan de forma precipitada y urgente, sin agenda, sin objetivos. Estas reuniones están ya sentenciadas desde el principio. Es crítico parar y reflexionar sobre qué puntos se quieren incluir en la agenda, en función de unos objetivos claros. Y sería mejor aún si preguntamos a las personas convocadas si quieren aportar algún punto más prioritario en la agenda.
- Convoca sólo a las personas realmente necesarias. Otro error habitual es convocar a muchas personas que no son necesarias, porque no aportan valor o no necesitan estar. El tiempo es el recurso más valioso de una organización, y esta es una manera de hacer perder el tiempo a numerosos profesionales que podrían estar aportando mucho más valor si no estuvieran en esas reuniones.
- Prepárate la reunión con propuestas de acción. No sólo debes leerte los documentos relacionados con los temas que se van a tocar en la reunión, sino ser proactivo y preparar propuestas de acción. Si todas las personas que asisten a una reunión hicieran eso, la reunión sería tremendamente productiva, creativa y motivadora. Lamentablemente, la cruda realidad es que nadie se lee los documentos, y se va a las reuniones en blanco, sin haber pensado previamente en los puntos que se van a trabajar. Otra pérdida imperdonable de productividad para la organización.
- Focalízate y concéntrate sólo en la reunión evitando la multitarea. En las reuniones las personas están dispersas, haciendo multitarea, como si fueran más eficientes. También suele haber muchas interrupciones de llamadas en plena reunión, o simplemente la dispersión de estar leyendo los correos electrónicos o los whatsapps en la reunión. No sólo es una falta de respeto hacia el resto de asistentes, sino que es enormemente improductivo. Focalízate en la reunión y el resto te lo agradecerá.
- Da espacio a todas las voces: que todos los asistentes aporten y escuchen. Si hay personas que no participan ni aportan en una reunión, el valor y el rendimiento de dicha reunión se reducen drásticamente. Es una señal que nos indica que algo no funciona en el equipo. Debemos analizar cual es la razón de esta falta de proactividad. ¿Es la persona o personas el problema, o es el responsable del equipo quien no estimula la participación y la aportación de todos? ¿O quizá esa persona no tendría que haber asistido porque no era necesaria?
- Sólo reuniones dentro del horario laboral. Sé respetuoso con el tiempo de los demás. Si organizamos las reuniones entre las 10 h. y las 18 h. no sólo estamos demostrando respeto por el equilibrio entre vida profesional y personal de las personas, sino que además los participantes estarán mucho más despiertos, concentrados y creativos. Lo habitual es fijar reuniones que se prolongan más allá de las 19 h. e incluso a la hora de comer, con lo que una vez más existe una pérdida tremenda de efectividad y de creatividad de los profesionales.
- Puntualidad en el inicio y fin de la reunión. Las personas tienen trabajo que hacer, otros compromisos y reuniones, y si no respetamos este punto, todo será un caos. Una vez más, la norma es la impuntualidad tanto al inicio como al final. Es imprescindible ser estrictos y terminar la reunión a la hora marcada. Y si no se han logrado los objetivos y ni se han abordado todos los puntos de la agenda, entonces estaba mal diseñada dicha agenda, quizá era poco realista, o ha sucedido algo en la reunión que se debe analizar. Todos estos aprendizajes deben conducir a una mejora gradual y continua de las reuniones.
- Define próximos pasos de forma concreta con responsable y fecha. Es demasiado habitual escuchar la frase «Hay que hacer», que implica falta de concreción y de compromiso. Si no definimos acciones realmente claras y concretas o no tomamos decisiones ¿De qué sirve una reunión? De poco. Las reuniones deben ser movilizadores de los objetivos que se desean obtener en la organización. Si nada se mueve después de una reunión, es que esa reunión ha sido una pérdida de tiempo y energía. Además, se debe concretar al máximo las fechas tope para realizar las acciones, y definir un responsable por cada decisión o acción.
- Cuida la post-reunión: acciones y compromisos escritos y compartidos. Si no se registran las decisiones, acciones, responsables y fechas límite, la gente se olvida y los objetivos no se cumplen, llevando a conflictos y desmotivación. Para evitarlo, registra todo ello en herramientas colaborativas tecnológicas como Drive, Trello o Dropbox. Enviar un acta de reunión por email ya es algo casposo y antidiluviano.
Si transformamos la dinámica de las reuniones de una organización con estos 10 puntos, estamos mejorando drásticamente el ADN de la compañía, y esta mejora se irá extendiendo a todos los ámbitos, no sólo al tiempo y espacio de las reuniones. No cabe duda de que la empresa será un sistema más eficiente, adaptativo, motivador y estimulante, lo que redundará en resultados extraordinarios tanto de organización interna como de negocio.
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Javier Carril
Socio de Execoach
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