La filosofía Lean ideada e implementada por Toyota después de la segunda Guerra Mundial llevó a esta compañía a ser una empresa referente no sólo en el sector de automoción, donde se convirtió en la empresa nº 1 en ventas de automóviles a nivel mundial, sino un modelo de empresa disruptiva e innovadora que ha servido de inspiración a miles de compañías. Aún hoy, su influencia sigue estando totalmente presente, y muchas organizaciones aplican sus estrategias e ideas para mejorar su productividad y su capacidad de innovación.
Uno de los elementos más llamativos de la filosofía Lean es el objetivo declarado de eliminar lo que llamaron los desperdicios organizacionales. Dichos desperdicios suponen un lastre para que una compañía avance su nivel de productividad e innovación, e impactan no sólo en la satisfacción de sus clientes sino en la motivación y rendimiento de sus empleados.
Los desperdicios organizacionales son, como su nombre indica, algo que hay que desechar, eliminar, tirar a la basura, porque no aporta ningún valor a la empresa, o incluso reduce drásticamente sus fortalezas y potencial.
Los desperdicios organizacionales son increíblemente usuales, lamentablemente, generando una enorme frustración, estrés y desmotivación en los profesionales de las empresas. Por ello, el equipo directivo y los managers deberían poner atención de manera prioritaria en estos desperdicios con el fin de eliminarlos al máximo nivel. Sin duda, gestionar los desperdicios de forma efectiva contribuirá a cambiar la cultura organizacional, ya que es un aspecto conectado directamente con la cultura. Repasemos cuales son los 7 principales desperdicios organizacionales según la filosofía Lean:
- Producir más productos o servicios de los que necesita el cliente o antes del momento adecuado. Esta mala gestión del portfolio implica un perjuicio claro en la reputación de la empresa y un gasto gigantesco totalmente innecesario. La aplicación de metodologías Lean-Agile como Design Thinking o Lean Startup soluciona este y otros desperdicios.
- Realizar más trabajo del que se necesita, o hacer trabajo que nadie pide, muy habitual en las empresas públicas donde la burocracia es parte de su cultura organizacional.
- Sobrecargas o exceso de trabajo en curso, exceso de stock. También el exceso de normas, políticas, y procedimientos que destruyen la autonomía, la motivación y la innovación, y el exceso de capas jerárquicas que dificultan la agilidad y la toma de decisiones. En este desperdicio también estaría la inflación de reuniones, que es una queja constante de los empleados de numerosas compañías para las que trabajo.
- Re-trabajo por baja calidad o errores recurrentes. Las razones son diversas, aunque las más comunes son las urgencias constantes, algo que forma parte del ADN de la mayoría de las empresas, o el bajo compromiso de los empleados.
- Sobretransporte: mover materiales, envíos de información y desplazamientos de personas innecesarios. La cantidad de e-mails que recibe un profesional medio en una gran empresa suele ser de unos 100 a 200 emails diarios, según me han confesado repetidamente muchos empleados de diversas compañías, algo totalmente absurdo e inmanejable. Respecto al desplazamiento de personas, los viajes de trabajo suponen un gasto muy importante, pero además hay que tener en cuenta el tiempo empleado, que no siempre produce el beneficio esperado. Así que es muy recomendable cuestionarse la verdadera necesidad de cada viaje de trabajo.
- Tiempos muertos o de espera por falta de flujo de trabajo. La mala gestión del flujo de trabajo produce la paradoja de que haya momentos donde hay una carga excesiva de trabajo, y además urgente, mientras en otros momentos las personas no pueden avanzar y se ven limitados por tiempos muertos que reducen su productividad y motivación. Para eliminar este desperdicio, recomiendo introducir en los equipos el método ágil Kanban, con sus tableros visuales del flujo de trabajo y su filosofía Pull.
- Infrautilizar el talento humano: Hay muchas formas de despilfarrar el talento de las personas, como la falta de delegación, la desconfianza y el micromanagement, así como las reuniones ineficientes. Este desperdicio es responsabilidad clara de los líderes de la empresa, tanto la alta dirección como los mandos intermedios. Es el resultado de un liderazgo fallido, basado en el control y el ordeno y mando. Para solucionarlo, es imprescindible que todos los ejecutivos y responsables de equipo pasen por un Programa de Liderazgo de Alto Impacto, con el fin de que aprendan los modelos, estrategias y herramientas de liderazgo y motivación más efectivas, y que comiencen a aplicarlas con la ayuda de un coach ejecutivo.
Cambiar la cultura empresarial
Transformar la cultura puede sonar complejo y abstracto, y en consecuencia, es difícil saber por dónde empezar. Teniendo en cuenta que la cultura son los valores, creencias y comportamientos recurrentes que impregnan a todos los empleados, sobre todo del CEO y los directores de los Departamentos, es un desafío cambiar algo tan profundo e incluso inconsciente de las personas con más responsabilidad. Hay otras formas más fáciles, indirectas, de ir transformando la cultura para que evolucione a una cultura saludable, innovadora, humanista y ágil. Una de ellas es precisamente poner el foco en los desperdicios organizacionales, con el fin de ir gestionándolos y eliminándolos progresivamente.
En ocasiones simplemente el sentido común y la perseverancia de los líderes en liderar el cambio son suficientes. En otras, es necesario que aprendan e implementen metodologías y técnicas contrastadas y validadas en el mundo empresarial, como las que he mencionado en este post. En este otro artículo sobre Lean Change Management que escribí hace meses puedes conocer cómo gestionar un cambio organizacional desde los criterios y principios de la filosofía Lean.
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Javier Carril
Socio de Execoach.
MCC (Master Certified Coach) por ICF
Agile Coach y Scrum Master
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