¿Qué es lo que te roba el tiempo en tu jornada laboral? ¿Cuales son tus principales ladrones del tiempo? Estas son preguntas que siempre hacemos a los participantes de nuestros talleres de gestión del tiempo y eficiencia en las organizaciones. Lo primero que emerge a la mente de las personas cuando piensan en su principal ladrón del tiempo es la gestión del correo electrónico, y el segundo en el podium de los ladrones del tiempo son las reuniones. En tercer lugar suelen comentar las interrupciones de sus compañeros de trabajo o de su jefe.
Antes de entrar a hablar sobre las posibles soluciones a estos tres principales ladrones de nuestro tiempo, la primera verdad que debemos interiorizar es que si cualquiera de esas actividades nos roba el tiempo, estamos permitiendo que lo hagan. Si nuestros ladrones del tiempo principales son otros, como nuestros propios hábitos ineficientes en la forma de trabajar (la multitarea, la procrastinación, la dispersión digital, no poner límites a los demás, etc.), también estamos permitiéndolo. Somos responsables de nuestra gestión del tiempo y nuestra eficiencia, y por tanto, no podemos excusarnos ni culpar a nadie de ello. Si no asumimos nuestra responsabilidad, nunca saldremos del pozo, continuaremos en el rol de víctima y seguiremos culpando a los demás de nuestros problemas.
Este primer paso es enorme, ya que la mayoría de la gente nunca llega a integrarlo, y continúa toda su vida laboral quejándose de que no puede organizarse, de que en la empresa le interrumpen constantemente, y de que todas las herramientas y técnicas de productividad no sirven para nada. Una vez superado este gran paso, que significa elevarse hasta un nivel de conciencia y responsabilidad más elevados que la media de la población, podremos profundizar en qué nos está sucediendo con respecto a cada uno de nuestros principales ladrones del tiempo.
Si se trata del correo electrónico, no podemos excusarnos en que recibimos muchos e-mails diarios. Eso es el pan de cada día en cualquier empresa. Lo que debemos es analizar si recibimos muchos e-mails que podríamos eliminar para siempre. Por ejemplo, newsletters y correos publicitarios que recibimos a menudo. Si dichos emails no nos interesan, es nuestra responsabilidad cancelar la suscripción a dichos emails.
Otro de los errores que cometemos con la gestión del correo electrónico es estar consultándolo constantemente, de forma compulsiva, como si en cualquier momento fuéramos a recibir el e-mail más importante de nuestra vida, lo cual nunca sucede. Es una cuestión de autodisciplina domesticar y calmar a nuestra mente ansiosa, porque es un hábito tremendamente perjudicial para la eficiencia. Debemos consultar y responder el e-mail en momentos específicos del día, digamos unas 5 o 6 veces como máximo durante una media hora. Y concentrarnos exclusivamente en ello durante esos tiempos evitando interrumpirnos con otras micro tareas.
Por otra parte, analicemos nuestro uso del correo electrónico. ¿Ponemos en copia a personas que no es necesario? ¿Respondemos a todos los que están en copia en un correo, aunque no sea necesario, generando más y más e-mails? ¿Enviamos e-mails a horas intempestivas o en fin de semana? Estos son algunos de los errores que muchas personas cometen, aumentando innecesariamente el tiempo que emplean en la gestión del e-mail, y generando estrés a sus compañeros con el envío de e-mails fuera del horario laboral.
En cuanto a las reuniones, es esencial también que reflexionemos sobre qué nos está ocurriendo con una herramienta fundamental para nuestra eficiencia y para la colaboración y comunicación de un equipo. Si nos quejamos de que las reuniones son inútiles o son demasiado largas y nos hacen perder mucho tiempo, hay dos escenarios. Si las estás organizando tú, entonces es tu responsabilidad directa cambiar las reglas de las reuniones o eliminar reuniones no necesarias con tu equipo o con otros departamentos de la empresa. Y si tú no eres el responsable del equipo y no eres el que organizas ni lideras las reuniones, tienes la responsabilidad de dar feedback a tu jefe sobre si una reunión a la que asistes regularmente no te aporta nada positivo, o sobre qué posibles mejoras se podrían implementar en las reuniones que tenéis para que sean más ágiles, cortas y eficientes.
Hay veces en que además podríamos decidir dejar de ir a determinadas reuniones que nos roban el tiempo, pero no lo hacemos por miedo. En este caso necesitamos aprender a poner límites y comunicar aspectos difíciles a nuestro jefe o compañeros. Recuerda, si vas a una reunión inútil y nunca has dicho claramente que no quieres ir a dicha reunión, es tu responsabilidad que te esté robando tu tiempo.
Finalmente, el tercer ladrón del tiempo más común son las interrupciones de los demás. En un equipo es normal e incluso muy sano que unos y otros se interrumpan, preguntando dudas, coordinándose, organizándose y comunicándose. Esto es esencial. Igual que el correo electrónico y las reuniones, las interrupciones son herramientas fundamentales para la eficiencia, siempre que se utilicen con sabiduría. Pero obviamente si tus compañeros, clientes o jefes te interrumpen constantemente durante todo el día no permitiendo que hagas tu trabajo ni que te concentres ni cinco minutos, tienes un problema.
Una vez más, la responsabilidad es tuya. ¿Has comunicado alguna vez de forma clara que te interrumpen demasiadas veces? ¿Has realizado una propuesta para solucionar este problema? ¿Has puesto límites de modo que respeten franjas de tiempo en las que tú puedas estar concentrado en tus tareas? Bien, estas son las llaves para evitar que las interrupciones te entierren en tu jornada laboral. Debes aprender a decir «NO», a poner límites, a hablar claro y con honestidad. Debes abordar conversaciones incómodas con las personas que te interrumpen sin pudor de manera constante, para que dejen de hacerlo, o bien para que lo hagan sólo en determinados momentos del día en el que permites las interrupciones.
Insisto, las interrupciones son buenas y necesarias en un entorno vertiginoso, incierto y volátil. Pero al mismo tiempo, no deben invadir la agenda de todo el día de un equipo, igual que las reuniones o el exceso de e-mails. Si nos pasamos días enteros de reunión en reunión, ¿Cuando hacemos las tareas que salen de cada reunión? Si necesitamos cinco horas diarias para gestionar el e-mail, ¿Cuando hacemos las tareas que salen de dichos e-mails? Si nos interrumpen durante todo el día ¿Cuando nos concentramos para hacer las cosas? La clave está, respecto a los tres ladrones del tiempo, en ser proactivos y valientes para comunicar con claridad los problemas que están reduciendo nuestra productividad a quien los esté generando. Y al mismo tiempo, debemos abrir nuestra mente y dejar de ver estos aspectos como negativos. Las reuniones son imprescindibles, el correo electrónico esencial, y las interrupciones necesarias, cuando se gestionan y realizan con conciencia y sabiduría.
Así que coge las riendas de tu eficiencia y empieza a reflexionar sobre qué debes mejorar o cambiar respecto a tus principales ladrones del tiempo y qué habilidades necesitas desarrollar, y comprométete a un plan de acción para ir avanzando hacia una mejor gestión del tiempo. Y sobre todo, no mires hacia fuera, no culpes a tu jefe o a tu cliente o a tu empresa de tus problemas. Eso sólo te llevará a la frustración y además te impedirá tener la claridad mental necesaria para abordar las acciones y mejoras que necesitas abordar. Recuerda que puedes gestionar tu tiempo y ser eficiente independientemente del entorno laboral en el que estés.
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Javier Carril
Socio de Execoach
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