¿Qué pasaría si tuviéramos que pagar por cada persona que convocamos a una reunión?
Esto puede parecer absurdo. Lo sé. Sin embargo, desde la pandemia las reuniones han pasado a ser virtuales en un gran porcentaje. Esto nos elimina barreras de distancia y también nos empuja a convocar a más gente de la necesaria porque en nuestra cabeza está la premisa de “qué más da si está delante de la pantalla”.
Bien, pues este pequeño gran error, está impactando en la productividad de las organizaciones.
¿A cuántas reuniones te han convocado en el último mes sin que realmente tuvieras la necesidad de estar allí?
Ahora nos encontramos con situaciones realmente rocambolescas en las que hay mánagers y directivos que tienen toda su agenda plagada de reuniones sin espacios para el trabajo ni la reflexión individual.
La responsabilidad de ir o no ir depende de la persona a la que le llega la convocatoria, sin embargo, hay veces que no es tan fácil decir que no. En muchos casos depende de la persona que te convoca o de la relevancia del tema.
Hay mánagers y directivos sin espacio para el trabajo individual
¿Esto cómo se puede solucionar?
Quizás no le veas mucho sentido, pero qué ocurriría si cada persona, en función del puesto que ocupa, tuviera un dinero virtual o tokens que se gastara en función del tiempo y del número de personas que tuviera una reunión a la que convoca.
Imagina que tuvieras 200 meeting-tokens para gastar cada mes y en este momento te interesa convocar una reunión con 12 personas durante 1.5 horas. Tendrías que gastar 18 meeting-tokens (12 x 1.5) para que pudieran asistir esas personas. Si convocas 4 reuniones de este tipo a la semana, al final de los primeros 15 días del mes habrías gastado 144 meeting-tokens (18 x 4 x 2). Te puedes estar dando cuenta que tendrías que calcular muy bien a cuántas personas tendrías que convocar en las siguientes reuniones para no consumir tu preciada moneda virtual.
Otra forma de articularlo, es que sean las personas que asisten a reuniones las que gasten sus meeting-tokens y así tengan que decidir si van a asistir o no, como medida de gestionar su propio tiempo.
De todos modos, utilizando un formato u otro, las reuniones en las empresas se minimizarían.
Piénsalo bien. El tiempo-persona es un recurso muy escaso en las corporaciones y de gran coste. Un elevadísimo precio que se dispara en el caso de alta dirección.
Mi recomendación es clara en cuando a las convocatorias:
- Minimiza el número de personas que asisten a las reuniones
- Redacta actas sencillas que vayan al grano y envíasela a los que no hayan podido asistir y a las personas que puedan estar interesadas que no hayas convocado.
- Controla el tiempo de cada tema que trates en las reuniones.
- Si puedes acabar antes de lo previsto, hazlo.
- Manda el orden del día con los documentos que vayan a trabajarse en la reunión y pide acciones concretas previas o reflexiones claras.
- Piensa que es mejor varias reuniones concretas que algunas muy largas. Las personas no somos muy productivas a partir de las 2 horas.
Debemos pensar que el recurso del tiempo es muy escaso y muy caro
Con estas ideas y alguna más que se te haya podido ocurrir mientras leías este post, quizás puedas trabajar la productividad, la eficiencia de tu trabajo y hacer que tu organización sea más ágil.
Ángel Martínez Marcos
Coach Ejecutivo & Consultor de Transformación Cultural
www.amartinez.net
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