Las metodologías o marcos de trabajo ágiles se están intentando implantar en no pocas organizaciones. Digo «intentando» porque rara vez se logra implantar al 100%, además de que es un proceso continuo de aprendizaje y de mejora continua. No obstante, la actitud abierta y positiva frente a esta nueva filosofía de trabajo en las organizaciones es ya una señal muy positiva. La clave para trabajar de forma Agile de manera realmente efectiva, no obstante, necesita algo más que buenas intenciones. Desde mi punto de vista, este sería el proceso de 3 pasos que debería seguir una empresa que apueste de verdad por esta nueva forma de trabajar para todos sus empleados:
- Buscar una empresa de confianza que ofrezca servicios de formación y coaching Agile
- Formar sólidamente a todos los empleados en la filosofía y metodologías más utilizadas (Scrum, Kanban, Kaizen, OKR). No se trata de organizar un webinar de 1 hora, sino una formación de un mínimo de 16 horas.
- Realizar un seguimiento y mentoring con un Agile coach. Este coaching debe ser regular, mínimo una sesión al mes de unas 2 horas. Idealmente el Agile coach externo forma parte del Comité de transformación cultural de la empresa y participa en las reuniones semanales para la implantación de Agile.
Introducir las metodologías ágiles suele implicar una profunda transformación cultural en la organización, ya que obliga a cambiar muchos aspectos clave, como formas obsoletas de trabajar, el estilo de liderazgo y por supuesto la organización de la empresa. Normalmente se cree erróneamente que simplemente se trata de aprender unas herramientas y unos protocolos concretos de actuación. Pero la realidad es que Agile es más una forma de «ser» que una forma de «actuar». La filosofía ágil en conjunto con las metodologías hace temblar muchos pilares y estructuras organizativas tradicionales, y esto no es nada fácil de digerir, especialmente para la Dirección de la empresa o para los Managers.
Por ejemplo, Agile no es simplemente hacer las cosas más rápido, o ser más eficientes en los procesos e implementación de proyectos. Esto es muy superficial y conduce a muchos fracasos. Agile es mucho más profundo, e implica transformar la empresa para que integre una cultura de constante aprendizaje, de constante adaptación a los cambios constantes del mercado, los clientes y la tecnología. La cultura ágil amenaza la supervivencia de las estructuras jerárquicas, de los estilos de dirección basados en el ordeno y mando, del micromanagement y del paternalismo (papá/jefe o mamá/jefa). También afecta a la cultura de trabajar por silos o de manera individualista.
Cuando en las formaciones que impartimos en metodologías ágiles preguntamos «¿Qué animal representa mejor la agilidad, el licaón o el guepardo?» todo el mundo responde que el guepardo porque es mucho más rápido. Sin embargo, la respuesta correcta es que el licaón es más ágil, porque trabaja en equipo y tiene un 70% de éxito a la hora de cazar una presa, mientras que el guepardo siempre caza solo y tiene sólo un sorprendente 50% de éxito. El licaón tiene más capacidad de adaptación y trabaja en equipo, valores clave de la agilidad.
Por el contrario, los marcos de trabajo ágiles llevan incorporados unos valores muy sólidos y bastante disruptivos para las organizaciones comunes. Uno de ellos es la colaboración total entre todas las personas, los equipos y los Departamentos. Otro valor es la total confianza en el potencial de todas las personas, lo que conduce a la auto-organización de los equipos sin la presencia muchas veces perjudicial de un jefe. La transparencia es otro principio ágil esencial, huyendo de la opacidad y falta de comunicación clara tan común en las empresas. También es clave la flexibilidad y adaptabilidad para cambiar el rumbo de un proyecto en cualquier momento es clave, que tiene como consecuencia la necesidad de un constante feedback y aprendizaje para mejorar de manera continua. Y siempre con el foco total en el usuario final, en el cliente, para aportarle valor de manera incremental.
Estos valores y principios ágiles tienen como finalidad principal convertir a una organización en altamente adaptable a la incertidumbre y volatilidad constantes del mundo en el que vivimos y trabajamos, así como una mayor rapidez para satisfacer las necesidades del cliente final y aumentar sus ventajas competitivas. Con este mismo objetivo, mediante la agilidad los procesos se simplifican a lo esencial, las jerarquías se eliminan hasta lo estrictamente necesario (no se persigue la total horizontalidad sin niveles ni responsables), y la división entre Departamentos se debilita para poder aprovechar la inteligencia colectiva y las sinergias entre todas las personas de la organización.
Utilizar post-its de colores en las reuniones de equipo o utilizar un kanban para el seguimiento de los proyectos NO convierte a una organización automáticamente en ágil. Se requiere un cambio mucho más profundo.
Por eso es imprescindible una formación sólida en cultura Agile, en principios y valores Agile, porque de lo contrario los directivos se quedan en la superficie de implantar las herramientas y métodos. Y muchas veces las empresas se pavonean de que trabajan de forma ágil porque utilizan Kanban, Scrum, OKRs o incluso herramientas digitales como Trello. Esto no significa necesariamente que sea una empresa ágil, y desde luego, utilizar post-its de colores en las reuniones no convierte a un equipo en ágil. Si no se ha producido una auténtica transformación cultural para incluir los valores ágiles y un estilo de liderazgo ágil por parte de todos los directivos y jefes de equipo, estos métodos serán simplemente un maquillaje, un pobre parche o una moda que producirá el efecto contrario en la organización, es decir un rechazo a los métodos ágiles, descalificándolos como una moda pasajera más por parte de los empleados.
En mi opinión, es más importante integrar la filosofía y principios ágiles en la cultura de la empresa que usar métodos ágiles de manera fiel. Los métodos tienen que implementarse como resultado de una convicción previa. Pero como un cambio cultural de este tipo puede requerir años de trabajo y constancia, mi recomendación es incorporar los marcos de trabajo ágiles (Kanban, Scrum, OKR, Kaizen) en paralelo a una transformación de la cultura y el liderazgo de todos tus directivos, empezando por el CEO.
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Javier Carril
Socio de Execoach
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