En el mundo empresarial, las reuniones son un elemento crucial para la colaboración y la toma de decisiones. Sin embargo, con frecuencia nos encontramos atrapados en interminables sesiones que consumen nuestro tiempo y disminuyen nuestra productividad. En este contexto surge la importancia de las reuniones cortas, de no más de 45 minutos, y de comprender cómo la Ley de Parkinson del tiempo puede influir en su desarrollo.
El tiempo es un recurso valioso en el entorno empresarial, y las reuniones largas pueden dispersar la atención y reducir la productividad de los equipos. Limitar la duración de las reuniones a 45 minutos fomenta el enfoque en los temas clave y garantiza un uso eficiente del tiempo. Las reuniones más cortas tienden a ser más eficientes, ya que los participantes se ven obligados a centrarse en lo esencial y evitar divagaciones innecesarias. Además, el tiempo limitado promueve una toma de decisiones más ágil, evitando que las conclusiones importantes se posterguen innecesariamente.
La Ley de Parkinson del tiempo establece que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible. Si programamos reuniones largas, es probable que se prolonguen innecesariamente y que además no seamos conscientes de ello. En infinidad de situaciones asistimos a reuniones que no tienen una agenda clara y si la tienen, no se les ha asignado un tiempo definido a cada punto que se va a tratar. En cambio, al establecer una duración máxima de 45 minutos, fomentamos la participación activa y concentrada de todos los asistentes y evitamos la pérdida de atención y motivación. Si a todo esto incluimos una agenda con tiempos para cada punto, multiplicaremos la efectividad de las mismas.
No hay nada más tedioso que ir de una reunión a otra llenando horas sin una productividad clara
Además, en las reuniones a distancia, las personas cuando sienten que están perdiendo el tiempo empiezan a realizar otras tareas como responder a correos electrónicos al mismo tiempo que tratan de escuchar. ¡Incluso en algunas ocasiones hay personas en dos reuniones a la vez!
Realizar reuniones cortas demuestra respeto por el tiempo de los participantes. Todos en el entorno empresarial tenemos múltiples responsabilidades y tareas que atender, y al limitar el tiempo de las reuniones, permitimos que las personas puedan cumplir con sus compromisos de manera más efectiva. No hay que olvidar que las personas tienen que reunirse para estar informadas y mejorar el trabajo en equipo pero no podemos caer en el error de estrangular el tiempo dedicado al trabajo individual.
Además, sin límites de tiempo, las reuniones pueden terminar sin llegar a conclusiones concretas o sin establecer un plan de acción claro. Esto puede llevar a una falta de seguimiento posterior y a una falta de responsabilidad en la implementación de las decisiones tomadas.
Realizar reuniones cortas demuestra respeto por el tiempo de los participantes.
Por otra parte, realizar reuniones de 45 minutos o incluso de menos tiempo, nos permite utilizar esos 15 minutos extra hasta llegar a la hora para, tomarse un descanso, responder a algún email o llamada urgente. No hay que olvidar que las reuniones consecutivas, también conocidas como las «back to back», acumulan el cansancio de las personas y agotan la capacidad de análisis o de tomar decisiones con claridad.
Así que sé despiadado con el tiempo y respetuoso con tus compañeros de equipo.
Ángel Martínez Marcos
Coach Ejecutivo & Consultor de Transformación Cultural
www.amartinez.net
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