En el contexto empresarial actual, caracterizado por su dinamismo y cambio constante, la transformación de la cultura organizacional es un proceso crítico para aquellas empresas que aspiran a no solo sobrevivir, sino a destacar y prosperar en un entorno altamente competitivo.
¿Qué significa realmente transformar la cultura organizacional? ¿Es solo una reorganización de estructuras o algo más profundo? Es un proceso que redefine la manera en que las empresas operan, interactúan y prosperan en un mundo empresarial en constante evolución.En esencia, se trata de un cambio de mentalidad que permea a todos los niveles de la empresa. Implica adoptar valores como la flexibilidad, la transparencia y la colaboración, creando un entorno que fomente la adaptabilidad, el alto rendimiento y la innovación, que son pilares del éxito empresarial. Pero es importante tener en cuenta que transformar la cultura no es destruir la existente, sino hacerla evolucionar para que facilite la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa, para que atraiga y retenga el talento, y para aumentar la satisfacción de los clientes.
Metodologías ágiles para la transformación de la cultura organizacional
A lo largo de los años, las metodologías ágiles han evolucionado y trascendido su aplicación inicial en el desarrollo de software. Han demostrado su eficacia en una variedad de contextos empresariales, desde la gestión de proyectos hasta convertirse en una metodología profundamente efectiva para la transformación cultural. Scrum, sin duda la metodología ágil más usada en el mundo empresarial, contiene las herramientas y los valores clave para generar una transformación empresarial efectiva.
SCRUM en acción: rompiendo barreras organizacionales
- El nombre Scrum viene del rugby. De hecho, es la jugada de rugby más conocida (Melé), que significa “Empujar en equipo” para obtener el balón y sacarlo de la formación sin tocarlo. Es decir, ya en el nombre vemos la importancia trascendental que tiene la colaboración y el trabajo en equipo en Scrum.
- Scrum es el marco de trabajo Agile más utilizado en numerosas organizaciones en todo el mundo. Son los equipos los que deben implementar esta metodología, y normalmente se comienza con un programa piloto con unos pocos equipos de la empresa, con el fin de extenderlo progresivamente a toda la organización.
- Busca la mejora continua a través de iteraciones (ciclos cortos de trabajo o sprints)
- Se basa en el concepto de Producto/Servicio Mínimo Viable, para evitar dedicar mucho tiempo y esfuerzo a construir algo que el cliente no quiere.
- En cada iteración se debe producir un incremento del valor del producto o servicio.
- Duración de cada Sprint: entre 1 a 4 semanas.
- No se recomiendan sprints de más de 4 semanas porque aumenta la complejidad y la incertidumbre, y hay más posibilidades de que cambien las prioridades, el entorno y el objetivo. Además, el equipo se desenfoca al ampliar el plazo.
Los valores de SCRUM y cómo impactan en la cultura organizacional
La metodología Scrum está guiada por una serie de principios altamente disruptivos para la mayoría de las organizaciones, y por eso tiene un enorme impacto en la transformación de la cultura organizacional. Los más importantes son los siguientes:
- Transparencia. Lejos de prácticas de opacidad tan comunes en el mundo empresarial, Scrum apuesta por una transparencia radical: transparencia en los objetivos del equipo y la organización, transparencia en los impedimentos y obstáculos que se encuentran, transparencia en el estado del proyecto o producto que el equipo esté creando en todo momento, transparencia en el feedback continuo por parte del cliente final, transparencia en el rendimiento del equipo, etc.
- Foco total en el cliente. El trabajo de un equipo Scrum está enfocado necesariamente en conocer las necesidades y expectativas del usuario final del servicio o producto que está creando, con el fin de satisfacer al máximo sus expectativas.
- Equipos auto-gestionados y multifuncionales. Este principio es tremendamente revolucionario e impacta profundamente en la cultura empresarial. Todos sabemos que en la mayoría de las organizaciones los equipos son pasivos y dependientes de jefes controladores y jerárquicos, lo que supone una pérdida drástica de motivación y rendimiento. Por eso, el equipo Scrum se autogestióna y organiza el trabajo para alcanzar los objetivos marcados por parte de Dirección, siempre enfocados en satisfacer al cliente final. Para funcionar de manera autónoma, dicho equipo debe ser multifuncional, es decir que debe componerse de las personas necesarias y capaces para realizar todo el trabajo que supone finalizar el servicio o producto.
Metodología SCRUM: detalles cruciales
Scrum tiene unas características muy especiales. Cuando los equipos de una organización implementan la metodología, deben asumir una serie de reglas, roles y tipos de reuniones.
Roles en SCRUM
SCRUM define tres roles principales:
- Product Owner: Responsable de hacer de enlace entre las necesidades del cliente final y el equipo. Por eso, define el objetivo principal y las funcionalidades del producto o servicio, además de priorizar el trabajo y asegurarse de que el equipo trabaje en las características más importantes y de más valor para el usuario final. No es el jefe del equipo.
- Scrum Master: Encargado de garantizar que el equipo siga las prácticas y reglas de Scrum. Actúa como facilitador y elimina obstáculos para el equipo. Se le considera un líder-coach, y tampoco es el jefe del equipo.
- Equipo de Desarrollo: El grupo de profesionales encargado de ejecutar el trabajo necesario, auto-organizarse y entregar el producto al final de cada sprint o iteración.
Entre los 3 roles cumplen todas las funciones de un Project Manager, por lo que no existe esta figura en Scrum.
Eventos o reuniones en SCRUM
Scrum prescribe varios eventos o reuniones para facilitar la colaboración y la eficiencia, y para cumplir con los valores clave ágiles. Todas son obligatorias y además tienen una duración máxima estricta para asegurar el foco y la máxima eficiencia del equipo Scrum. Son las siguientes:
- Sprint Planning: Reunión al inicio de cada sprint para planificar el trabajo a realizar durante dicho sprint.
- Daily Scrum: Reunión diaria corta, de máximo 15 minutos, para que el equipo se coordine y resuelva los obstáculos diarios de las tareas a realizar.
- Sprint Review: Sesión al final de cada sprint para revisar y demostrar el trabajo completado a los principales interesados (Departamentos de la empresa, cliente, usuario final…) con el fin de recibir feedback, para aplicar las mejoras y modificaciones en el siguiente sprint.
- Sprint Retrospective: Análisis que hace el equipo al final del sprint, no sobre el producto o servicio, sino sobre cómo han funcionado como equipo durante el sprint, para identificar áreas de mejora.
Artefactos o herramientas en SCRUM
Scrum utiliza herramientas específicas para gestionar la información clave:
- Product Backlog: Lista priorizada de todas las funcionalidades planificadas para el producto o servicio.
- Sprint Backlog: Elementos seleccionados del Product Backlog para realizarlos en el sprint actual.
- Incremento: Producto potencialmente entregable al final de cada sprint. Es el incremento de valor de un producto o servicio a medida que avanzan los sprints.
El impacto de SCRUM en la Cultura Organizacional
En el proceso de transformación cultural, Scrum actúa como un agente de cambio que moldea la mentalidad y los comportamientos de los empleados. Examinemos cómo Scrum influye en aspectos clave de la cultura organizacional.
Innovación continua: desbloqueando el potencial creativo
La estructura de SCRUM, con sus sprints iterativos, fomenta la innovación continua. Asignar tiempo exclusivamente a la experimentación y la mejora libera el potencial creativo de los empleados, cultivando una cultura que valora la innovación.
Cultura de aprendizaje: aprovechando las reuniones retrospectivas
Las retrospectivas de Scrum ofrecen una oportunidad única para el aprendizaje continuo. Integrar esta práctica en la cultura organizacional permite identificar áreas de mejora, promoviendo una mentalidad de aprendizaje y adaptación constante a los cambios.
Retos de Implementación: Superando Obstáculos
La implementación de Scrum puede encontrar resistencias no solo a nivel individual, sino también en la estructura organizacional. Superar estos retos implica una cuidadosa planificación, capacitación exhaustiva de los empleados y el compromiso constante de la alta dirección, que debe creer firmemente en la filosofía, los valores y las metodologías ágiles. De lo contrario, cualquier iniciativa estará condenada al fracaso, porque las personas que representan la cultura obsoleta de la empresa se opondrán y sabotearán esta nueva forma de hacer las cosas con todas sus fuerzas. Por otro lado, tanto los directivos como los equipos que vayan a ejecutar el trabajo con Scrum deben recibir una formación específica en este nuevo marco de trabajo, así como un seguimiento cercano por parte de un Coach experto en Agile y Scrum.
En conclusión, la transformación de la cultura organizacional con Scrum no es simplemente un cambio de procesos, sino un gran cambio en la forma de pensar y de trabajar. Al adoptar esta metodología ágil, las empresas pueden construir una cultura que promueva la adaptabilidad, la innovación y el aprendizaje continuo. Este viaje no está exento de desafíos, pero la recompensa de una organización más competitiva y orientada al cliente hace que valga la pena el esfuerzo.
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Javier Carril
Socio de Execoach.
MCC (Master Certified Coach) por ICF y Scrum Master
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