Según mi experiencia trabajando para muy diversas empresas durante los últimos 18 años, los departamentos de las organizaciones suelen operar como entidades independientes, con poca comunicación o colaboración entre ellos. A veces llega a ser una auténtica guerra, donde incluso se trata de dañar la reputación de otro Departamento con el que se tienen conflictos. Esta estructura, conocida como cultura de silos, puede parecer eficiente, pero a largo plazo genera conflictos, limita la innovación y reduce el rendimiento empresarial. Los silos departamentales surgen cuando cada área prioriza sus propios objetivos y necesidades por encima del bien común de la empresa, lo que provoca barreras internas que dificultan el crecimiento y la adaptabilidad.
¿Cómo surgen los silos departamentales?
Los silos departamantales tienen su causa-raíz en el hecho de buscar la eficiencia y la especialización de conocimientos. Las organizaciones, a través de las sucesivas revoluciones industriales, han ido ganando complejidad y crecimiento, y la solución que parecía más lógica y competitiva fue la división de funciones, en la que cada función o departamento cumpliera con una necesidad concreta de la empresa (Jurídico, Marketing, Comercial, Operaciones, Finanzas, Administrativo, RRHH…). Pero con el tiempo, las funciones, con distintos intereses y una forma de pensar también distinta, comienzan a distanciarse, a independizarse, a luchar por el poder, hasta que se convierten en un auténtico lastre para la organización en su conjunto.
Lo sorprendente es que desde hace ya unos cuantos años hay expertos y metodologías que cuestionan esta división de las organizaciones en departamentos con gran peso. Probablemente todo comenzó con la empresa más innovadora del siglo XX, Toyota, a través de diversas prácticas y técnicas innovadoras que implantaron en Toyota, revolucionando y cambiando para siempre la industria del automóvil. Estas prácticas y técnicas se englobaron bajo el nombre de Lean Manufacturing, que ya promovió la reducción radical de la importancia de las funciones departamentales para dar mucho más peso a los equipos de producto. Los equipos de producto estaban compuestos por especialistas de diferentes áreas y conocimientos técnicos (lo que se denomina equipo multidisciplinar), y con la capacidad suficiente para desarrollar un producto desde el diseño hasta la venta final.
La filosofía Lean, que detectó los estragos y las enormes ineficiencias que provoca la rígida estructura departamental y un organigrama fuertemente jerarquizado, dio lugar a las metodologías ágiles que hoy se han consolidado en la práctica totalidad de las empresas más innovadoras del mundo.
¿Cómo saber si tu empresa tiene el virus de los silos?
Jerarquía organizacional rígida
Demasiadas capas jerárquicas es una de las señales claras de que tu empresa ha contraído el también llamado virus de los reinos de taifas. Cuando la estructura empresarial es demasiado jerárquica y vertical, los equipos tienden a trabajar de manera aislada, comunicándose solo con sus superiores directos. Esto limita la colaboración transversal y ralentiza la toma de decisiones, ya que cada nivel jerárquico actúa como un filtro de información. Además, los empleados pueden sentir que sus ideas y preocupaciones no son escuchadas si no tienen acceso directo a quienes toman decisiones estratégicas. En consecuencia, la empresa pierde agilidad y capacidad de innovación.
Falta de comunicación entre departamentos
Otro indicador claro es la escasa o nula comunicación entre departamentos. Sin canales efectivos de información, cada equipo desarrolla su propia interpretación de los objetivos empresariales, lo que genera malentendidos, esfuerzos duplicados y falta de alineación estratégica. Un departamento puede estar trabajando en una iniciativa sin saber que otro equipo ya ha desarrollado una solución similar o tiene información valiosa para optimizar el proceso. La ausencia de reuniones interdepartamentales, plataformas de comunicación compartidas o estrategias claras de alineación organizacional refuerza la desconexión entre las áreas.
Cultura corporativa centrada en la competencia interna
Las empresas que fomentan una cultura donde los diferentes equipos compiten entre sí en lugar de trabajar en conjunto hacia un propósito común están enfermas del virus de los silos. Si bien la competencia puede ser un incentivo positivo en algunos contextos, cuando se convierte en el eje de la cultura empresarial genera graves conflictos y un ambiente de desconfianza mutuo. Los departamentos dejan de compartir información clave por temor a perder ventaja frente a otros departamentos, lo que impide la cooperación y el desarrollo de soluciones integradas. Una cultura que fomente la colaboración y una visión transversal y horizontal tiene una mayor capacidad y flexibilidad para generar innovación.
Tecnología y sistemas no integrados
Cuando los sistemas de gestión y bases de datos no están interconectados, la información queda fragmentada, dificultando la toma de decisiones estratégicas. Un CRM aislado del sistema de ventas o una aplicación tecnológica desconectada del negocio generan redundancias y pérdida de eficiencia. La falta de integración tecnológica obliga a los equipos a depender de procesos manuales o soluciones improvisadas, lo que incrementa el riesgo de errores y ralentiza el flujo de trabajo.
Impacto negativo en el rendimiento empresarial
La existencia de silos departamentales afecta a toda la organización, limitando su capacidad de innovación y respuesta a los cambios del mercado. Algunos de los principales problemas que generan son:
- Pérdida de eficiencia: La falta de coordinación genera tareas redundantes, retrasos en los procesos y una mayor carga de trabajo innecesaria.
- Falta de innovación: Sin interacción entre equipos y personas diversos, la empresa pierde capacidad para generar innovación en sus productos o servicios, lo que supone un enorme riesgo para su supervivencia.
- Dificultades en la toma de decisiones: La información fragmentada dificulta que los directivos tengan una visión clara de la situación global, afectando negativamente a la calidad de sus decisiones.
- Baja motivación y compromiso: Cuando los empleados sienten que su trabajo no impacta en el conjunto de la organización, y se ven inmersos en constantes conflictos con otros departamentos, la motivación disminuye y la rotación de personal aumenta.
Estrategias para eliminar los silos y fomentar la colaboración
Reducir los silos departamentales requiere un enfoque estratégico y un compromiso desde la dirección. A continuación recomiendo algunas acciones clave que desde mi experiencia rompen la estructura de silos:
1. Promover una cultura de colaboración
Las empresas deben fomentar valores y comportamientos que impulsen la cooperación. Esto puede lograrse a través de programas de formación, incentivos a la contribución de cada Departamento a la consecución de los objetivos globales, y la creación de equipos interdepartamentales que lideren proyectos concretos de la empresa, una práctica ágil habitual en las empresas más avanzadas del mundo.
2. Implementar tecnologías integradas
Es crítico contar con recursos o plataformas digitales que conecten a todos los departamentos y que permitan compartir información y documentación en tiempo real. Asimismo, la homogeneización de herramientas tecnológicas por parte de todas las áreas es esencial, para evitar duplicidades e ineficiencias y facilitar la coordinación entre departamentos.
3. Rediseñar la estructura organizativa
Una estructura más horizontal y flexible permite que los equipos trabajen juntos de manera más eficiente. Asimismo, un organigrama donde se hayan reducido las capas jerárquicas mejora drásticamente la comunicación de arriba hacia abajo y viceversa, reduciendo las distancias abismales que suele haber entre los empleados y los directivos. Modelos de organización ágil, como los squads y tribus de la empresa Spotify, o el método Scrum, eliminan las consecuencias perjudiciales de las estructuras verticales.
4. Fomentar la comunicación transversal
Crear espacios y momentos regulares de interacción entre departamentos, como reuniones interdepartamentales, equipos multidisciplinares dedicados a proyectos de innovación, programas de mentoring cruzado, así como formación en habilidades de colaboración y comunicación horizontal, son medidas que reducen la distancia entre departamentos, a través de un mayor conocimiento de lo que hace cada Departamento. Porque aunque parezca sorprendente, los departamentos suelen ser como islas que desconocen muchas veces aspectos básicos de las necesidades, problemáticas e incluso el trabajo que se hace en el resto de Departamentos.
5. Establecer objetivos compartidos
Definir OKRs (Objetive and Key Results) que involucren a múltiples departamentos garantiza que todos trabajen hacia un mismo fin, evitando que cada área solo se enfoque en su propio rendimiento. Esto es compatible con definir objetivos específicos de cada Departamento. Los OKR es un método muy conocido y utilizado por empresas como Google.
En definitiva, los silos departamentales son un obstáculo serio para la eficiencia, la innovación y la colaboración dentro de las empresas. Sin embargo, con una estrategia clara y el compromiso ineludible del CEO y los directivos, es posible transformar la organización para fomentar la cooperación y eliminar barreras innecesarias. Implementar tecnología integrada, rediseñar la estructura organizativa, potenciar la comunicación transversal y establecer objetivos compartidos son pasos fundamentales para romper estos silos y potenciar la efectividad y la rentabilidad de la organización.
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Javier Carril
Socio de Execoach.
MCC (Master Certified Coach) por ICF
Agile Coach y Scrum Master
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